Comme vous le savez probablement, le Service régional d’admission du Montréal métropolitain (SRAM) pour le réseau collégial abandonnera les dossiers physiques des étudiants au profit de dossiers électroniques. Un tel passage requiert inévitablement une période de transition. L’an dernier, déjà, sept collèges renonçaient complètement à l’usage des dossiers physiques. Le
SRAM souhaite produire des dossiers entièrement électroniques d’ici un an. Une période qui pourra sembler courte à plusieurs.
Ce changement aura évidemment des impacts majeurs sur les façons de faire des cégeps, notamment en ce qui a trait aux éléments suivants :
- la mise à jour du calendrier de conservation des documents pour permettre une conservation des documents électroniques;
- la mise en place de procédures de numérisation, de classement et de sécurité de l’information pour supprimer le papier et s’assurer de respecter les exigences de plusieurs lois, dont la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, la Loi sur les archives, la Loi sur l’accès et sur la protection des renseignements personnels;
- la mise à jour et l’optimisation des processus vers l’électronique, notamment en limitant la production et l’utilisation du papier, et en mettant en place des formulaires électroniques et des procédures de numérisation;
- la sélection, l’acquisition et le déploiement de solutions de numérisation, de classement, d’indexation et de signatures électroniques pour rendre possible la suppression des documents papier, en assurant l’intégrité et l’authenticité des documents électroniques;
- la numérisation des dossiers papier déjà produits par les cégeps;
- et la formation et l’accompagnement du personnel pour assurer leur maîtrise de ces nouvelles façons de faire.
Bien que la gestion papier des dossiers étudiants soit bien implantée dans plusieurs cégeps, cette pratique n’est plus adaptée à la réalité et cause une augmentation des coûts liés au traitement, au classement et à l’élagage des documents. Elle entraîne de plus une moindre efficacité et augmente le risque de perte d’informations.
Ce passage vers le numérique est donc une occasion d’améliorer l’efficacité opérationnelle de la gestion des dossiers étudiants et de réaliser des économies importantes. Selon notre analyse, le passage au numérique entraîne :
- une réduction de 30 à 50 % du temps nécessaire pour le traitement, le classement, l’élagage, la recherche et l’archivage des documents;
- une réduction allant jusqu’à 30 % des coûts de fournitures et de papier nécessaires à la gestion des dossiers papier;
- une diminution des besoins d’entreposage des documents et une économie d’espace (actuellement, environ 30 à 40 % de l’espace des entrepôts de documents est occupé par les dossiers étudiants);
- une réduction des risques de perte ou de destruction de documents;
- une meilleure protection des renseignements personnels, avec une sécurité et un contrôle accrus de l’accès à l’information;
- une meilleure adoption par les utilisateurs et une efficacité accrue dans les opérations de création et de traitement de l’information;
- et finalement, de meilleurs services aux étudiants, avec un accès complet et plus facile à leur dossier en ligne.
La mise en place d’une gestion entièrement électronique des dossiers étudiants présente finalement plus d’avantages que d’inconvénients.
Si vous souhaitez accélérer votre passage vers le numérique et bénéficier des gains qu’il entraîne, mais que vous ne savez pas par où commencer, notre équipe de gestion intégrée des documents peut vous accompagner. Découvrez l’ensemble de notre offre et notre approche, par étapes, qui vous permet de rester maître du processus et des sommes investies.