Le Service régional d’admission du Montréal métropolitain (SRAM) pour le réseau collégial a décidé d’abandonner les dossiers physiques des étudiants au profit de dossiers électroniques.
Très impliqué dans le domaine de l’enseignement et fort de son nouveau projet de gestion documentaire, Collecto est conscient du défi que plusieurs établissements doivent relever dans un délai très court. Collecto vous propose donc quelques pistes pour vous aider à y voir plus clair dans la modernisation de vos dossiers étudiants.
La complexité des dossiers
Un fois l’étudiant accepté, son dossier est créé. À partir de ce moment, ce dossier recueille une foule de documents venant s’y intégrer à divers moments, reflétant ainsi le parcours de l’étudiant (acte de naissance et /ou preuve de citoyenneté, documents permettant d’établir l’admissibilité à la gratuité pour un étudiant hors Québec, relevé de notes du secondaire, décision d’admission produite par le cégep, changements de programme, vérifications des conditions, relevés de notes, etc.). Des ajouts peuvent aussi être faits après le départ de l’étudiant. Dans certains cas, le dossier peut ainsi s’avérer complexe à maintenir à jour en format numérique.
Étant donné que les échanges d’information avec le SRAM peuvent survenir à tout moment, il serait plus facile de revoir les procédés administratifs afin d’assurer une création du dossier étudiant sur support numérique dès le départ. D’autant plus qu’il est très probable qu’à l’heure actuelle, de nombreux documents soient déjà recueillis en format numérique, et soient imprimés pour être ajoutés au dossier papier.
Il faut donc définir un emplacement informatique permettant de centraliser tous les documents, et disposer d’un système de repérage (nomenclature) très précis, d’un support numérique fournissant de bonnes garanties à long terme (pérennité, authenticité), de sécurités d’accès garantissant la protection des renseignements personnels, d’une méthode informatique pour regrouper ces divers documents numériques sous forme de dossier, etc.
La règle de conservation et ses délais
Si l’on veut conserver les dossiers uniquement sur support numérique, il faut penser à modifier la règle de conservation rattachée à leur gestion en indiquant que ces derniers seront sur support. Une fois modifiée, la règle de conservation doit être approuvée par BAnQ. Cette règle n’est malheureusement pas uniforme à travers le réseau. Voici quelques exemples de règles attribuées aux dossiers étudiants :
- Conserver le dossier tant que l’étudiant est présent; par la suite conserver deux ans dans le service; conserver enfin pendant 55 ans avant d’échantillonner les dossiers (règle proposée par BAnQ dans son guide);
- Conserver le dossier tant que l’étudiant est présent; par la suite conserver trois ans dans le service; conserver enfin pendant 55 ans avant de le détruire (Cégep de Rivière-du-Loup);
- Conserver le dossier tant que l’étudiant est présent; par la suite conserver cinq ans dans le service; conserver enfin pendant 75 ans avant de le détruire (Cégep de Lévis-Lauzon);
- Conserver le dossier tant que l’étudiant est présent; par la suite conserver deux ans dans le service; conserver enfin pendant 85 ans avant de l’échantillonner (Cégep de St-Jean-sur-Richelieu).
Après le départ de l’étudiant, les dossiers seraient normalement épurés des documents qui ne sont pas utiles à long terme. Cependant, plusieurs établissements ont pris soin d’ajouter une période de temps après le départ de l’étudiant, car le ministère de l’Éducation se réserve le droit de vérifier la population étudiante d’un établissement jusqu’à cinq ans plus tôt. Pour cette raison, une période variant de deux à cinq ans après le départ de l’étudiant est ajoutée.
Une solution qui pourrait permettre de faire économiser du temps à toutes les parties serait que les établissements soumettent à BAnQ une règle de conservation des dossiers numériques qui proviendrait d’un autre établissement d’enseignement et qui aurait déjà approuvée par BAnQ. Cela allègerait significativement les processus et les délais d’analyse. Il faut préciser qu’une règle de conservation hybride serait la plus pratique, car elle permettrait de conserver les dossiers plus anciens en format papier alors que les plus récents pourraient être sur support numérique.
Collecto peut vous aider à développer une démarche correspondant à la nouvelle réalité des dossiers étudiants. Notre approche comporte quatre étapes : diagnostic, recommandations (incluant le choix de solutions logicielles au besoin), implantation et accompagnement. Cela vous permet de rester maître de la situation et de prendre la décision d’aller de l’avant ou d’opter pour le statu quo à chaque étape du projet. N’hésitez pas à contacter Alexandre Breton au 418 877-0507, poste 221, pour de plus amples renseignements.