À l’heure où les documents administratifs sont presque tous (sinon tous) produits par ordinateur, la mise en place de systèmes informatiques performants, de banques de données et surtout de moyens technologiques augmentant la fiabilité et la disponibilité des données s’avère nécessaire. Voici quelques bonnes pratiques qui pourront vous prémunir contre de fâcheuses pertes de données.
Tout d’abord, il faut s’assurer que nos documents seront lisibles. Par conséquent, dans le cas d’un projet de numérisation, BAnQ recommande de numériser les documents destinés aux archives avec une qualité égale ou supérieure à 300 dpi. Il est aussi primordial d’établir un contrôle qualité rigoureux pour évaluer les documents numérisés. De plus, considérant que les documents numériques devront être conservés sur une très longue période, « la stratégie la plus pertinente est de ne stocker l’information que dans des formats largement répandus, stables et ouverts (c’est-à-dire complètement documentés et dont les spécifications sont publiées) et dont la durée de vie est réputée longue, tels XML et PDF/A » (Normes d’archivage électronique, 2008, p.222). Par conséquent, un des supports numériques à privilégier est le PDF/A, disponible en plusieurs déclinaisons.
Sur un plan plus technique, pour réduire les risques, les documents numériques doivent préférablement être conservés sur deux serveurs, dont l’un distant du site d’exploitation. Selon le principe de redondance géographique, la distance entre deux serveurs partageant les mêmes données devrait de préférence être au moins de 160 km (100 miles), afin d’éviter que les deux soient mis hors service par une catastrophe de grande envergure (inondation, verglas, panne d’électricité, etc.).
Les dossiers étudiants, en plus d’être des documents essentiels, renferment suffisamment de renseignements personnels pour permettre, entre autres, des vols d’identité. Lorsque ces renseignements sont hébergés chez un tiers (par exemple un fournisseur de services informatiques), il est possible qu’ils soient stockés sur des serveurs situés aux États-Unis (« cloud » notamment). Il faut savoir que, selon le Patriot Act, toute donnée conservée sur le territoire des États-Unis est susceptible d’être vérifiée et consultée par les diverses agences de sécurité publiques ou privées mandatées par le gouvernement américain.
C’est pourquoi il est recommandé d’inclure, dans les contrats d’hébergement des données, une clause qui exige que l’hébergement soit au Canada. Microsoft a d’ailleurs commencé à créer des sites d’hébergement au Québec à l’automne 2016.
De plus, si l’option de l’hébergement des données chez un tiers est choisie, il est fortement suggéré de faire réviser les clauses de confidentialité par un expert et de vérifier s’il est possible que les données soient conservées sous forme cryptée. Cela permet une meilleure protection des données en cas de brèche de sécurité.
Collecto peut vous aider à développer une démarche correspondant à la nouvelle réalité des dossiers étudiants. Notre approche comporte quatre étapes : diagnostic, recommandations (incluant le choix de solutions logicielles au besoin), implantation et accompagnement. Cela vous permet de rester maître de la situation et de prendre la décision d’aller de l’avant ou d’opter pour le statu quo à chaque étape du projet. N’hésitez pas à contacter Anthony Laquerre au 418 877-0507, poste 208, pour de plus amples renseignements.