Devant la tâche, souvent colossale, de numérisation des dossiers étudiants dans les établissements, il peut paraître difficile de savoir par où commencer. Collecto vous propose dans cet article des balises génériques pour vous aider à déterminer ce que vous souhaitez prioriser.
Les dossiers étudiants peuvent être classés en trois groupes de documents, avec des priorités de numérisation différentes.
- Le premier groupe de documents (documents actifs) comprend les dossiers étudiants les plus sollicités, soient ceux des étudiants toujours présents dans l’établissement. Nous suggérons de prioriser ces derniers pour la numérisation, si ce n’est pas déjà fait. La numérisation de ces dossiers permettra de s’accorder aux changements apportés par le SRAM. Selon nos observations, ces dossiers représenteraient 9,1 % du total des dossiers étudiants conservés par un cégep.
- Le deuxième groupe de documents (documents actifs) comprend les dossiers des étudiants qui ont quitté l’organisme au cours des dernières années (2 à 5 ans dépendamment de la règle de conservation rattachée). La nécessité de se référer à ces dossiers est beaucoup plus faible et nous suggérons de les numériser en lot dans une deuxième phase. Si les ressources affectées au projet de numérisation sont très limitées, nous suggérons de numériser à la pièce lorsque le besoin se présente. Selon nos estimations, les dossiers de ce 2e groupe représenteraient aussi environ 9,1 % du total des dossiers étudiants conservés par un cégep (ou environ 15 % si c’est une période de conservation de 5 ans qui a été établie).
- Les documents semi-actifs, qui sont archivés, regroupent les dossiers des étudiants qui ont quitté l’organisme depuis plus longtemps. Ils sont conservés pendant une longue période au cas où les étudiants en question feraient un retour aux études, mais ne devraient pas être priorisés dans le cadre d’un projet de numérisation, car environ 5 % seront réellement réactivés ou consultés. On conseille de numériser ces dossiers à la pièce lorsque le besoin se présente. Ce type de dossiers représente environ 82 % de la masse totale.
La numérisation complète des dossiers étudiants des trois groupes peut permettre de libérer jusqu’à 40 % de l’espace physique total des entrepôts (moins si la gestion documentaire n’a pas été rigoureuse au cours des années), ce qui peut s’avérer utile si l’organisation manque d’espace dans ses entrepôts. Du fait du grand nombre de dossiers, cette solution engendrera toutefois des coûts importants de numérisation.
Il est à noter que les documents actifs (deux premiers groupes) n’ont pas été encore été élagués, comme ils sont supposés l’être lors de leur mise en boîte par le cheminement scolaire. Par conséquent, le nombre de pages moyen par dossier sera plus élevé que pour le groupe de dossiers semi-actifs conservés aux archives. Il convient d’en tenir compte si un projet de numérisation est lancé.
(Remarque : les proportions mentionnées ci-dessus sont établies pour un collège ayant été fondé en 1967 et qui accumule des dossiers depuis cette date. Un établissement qui archive ses dossiers depuis une date plus récente devra revoir les proportions des deux premiers groupes à la hausse, et celle du troisième à la baisse).
Collecto peut vous aider à développer une démarche correspondant à la nouvelle réalité des dossiers étudiants. Notre approche comporte quatre étapes : diagnostic, recommandations (incluant le choix de solutions logicielles au besoin), implantation et accompagnement. Cela vous permet de rester maître de la situation et de prendre la décision d’aller de l’avant ou d’opter pour le statu quo à chaque étape du projet. N’hésitez pas à contacter Alexandre Breton au 418 877-0507, poste 221, pour de plus amples renseignements.