Vous avez déjà commencé à utiliser des solutions infonuagiques? Vous vous êtes inévitablement posé ces questions : (1) est-ce que nous avons le droit de stocker des documents numériques sur le nuage ? (2) si oui, quels documents et, de quelle façon?

Pour aider les organismes publics québécois à répondre à ces questions, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a publié une fiche d’information sur l’utilisation de l’infonuagique qui les aidera à orienter leurs efforts dans la conservation de documents numériques.

Plusieurs lois ont un impact sur la conservation des documents numériques et un organisme qui retient les services d’un prestataire en infonuagique doit s’assurer de les respecter. En voici les principales :

Les recommandations de BAnQ

En vertu de la Loi sur les archives et en considération des orientations infonuagiques publiées par le Secrétariat du Conseil du Trésor, voici ce que BAnQ recommande :

Quelques fonctionnalités de base

Si vous utilisez déjà ou avez débuté des travaux d’implantation de solutions en nuage, voici quelques fonctionnalités à prévoir :

On portera une attention particulière aux données nominatives concernant les étudiants, clients et employés pour restreindre l’accès aux seules personnes concernées.

La fiche d’information de BAnQ démontre bien que la conservation des documents dans le nuage est permise, pourvu que les cégeps et autres organismes publics respectent le cadre légal en vigueur.

Collecto offre un service d’accompagnement dans le choix et le déploiement de votre solution de gestion des documents qui sera conforme au cadre légal et permettra de faire des gains d’efficacité et de diminuer les coûts reliés au stockage, au traitement et à la recherche d’information. Notre approche comporte quatre étapes : diagnostic, recommandations (incluant le choix de solutions logicielles au besoin), implantation et accompagnement. Vous restez maître de la situation et prenez la décision d’aller de l’avant (ou d’opter pour le statu quo) à chaque étape du projet.

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec Alexandre Breton au 418 877-0507, poste 221.

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