Vous avez déjà commencé à utiliser des solutions infonuagiques? Vous vous êtes inévitablement posé ces questions : (1) est-ce que nous avons le droit de stocker des documents numériques sur le nuage ? (2) si oui, quels documents et, de quelle façon?
Pour aider les organismes publics québécois à répondre à ces questions, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a publié une fiche d’information sur l’utilisation de l’infonuagique qui les aidera à orienter leurs efforts dans la conservation de documents numériques.
Plusieurs lois ont un impact sur la conservation des documents numériques et un organisme qui retient les services d’un prestataire en infonuagique doit s’assurer de les respecter. En voici les principales :
- Loi sur les archives
- Loi sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels
- Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information
- Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement
Les recommandations de BAnQ
En vertu de la Loi sur les archives et en considération des orientations infonuagiques publiées par le Secrétariat du Conseil du Trésor, voici ce que BAnQ recommande :
- Les cégeps peuvent utiliser des solutions infonuagiques pour la conservation de leurs documents actifs ou semi-actifs, pourvu qu’ils s’assurent du respect des règles établies dans leur calendrier de conservation.
- Lorsque les documents deviennent inactifs, l’organisme peut faire appel à un prestataire de service infonuagique privé, pourvu que l’entreposage des données et documents n’entraîne pas le transfert des obligations et des responsabilités imposées par la Loi sur les archives.
- Les renseignements personnels confiés à des prestataires de services infonuagiques doivent être situés au Québec ou bénéficier d’un niveau de protection jugé équivalent conformément au cadre juridique québécois.
- L’organisme doit s’assurer que l’entente de service lui permette de conserver l’ensemble des droits de propriété sur les fichiers et données entreposés dans le nuage. De plus, les contrats de service devraient comprendre des clauses concernant :
- l’hébergement des données sur le territoire,
- l’accessibilité, la protection et la sécurité des données confidentielles,
- les droits de propriété intellectuelle sur les données hébergées,
- le respect complet du calendrier de conservation,
- le niveau de service et de performance,
- le plan de relève du système en cas d’incident,
- le processus de fin de contrat et de récupération des données.
Quelques fonctionnalités de base
Si vous utilisez déjà ou avez débuté des travaux d’implantation de solutions en nuage, voici quelques fonctionnalités à prévoir :
- classification des documents, indexation et métadonnées pour faciliter la recherche,
- gestion du cycle de vie des documents pour supprimer les documents dont le délai de rétention est dépassé et protéger les documents devant être conservés à long terme,
- ajout et gestion de flux de travail pour le déclassement, versement et destruction de documents,
- importations et exportations massives de documents,
- traitement en lot de documents pour la modification ou la destruction de documents,
- mécanisme de protection des documents pour assurer l’intégrité, la fiabilité et l’authenticité des documents à conservation permanente,
- authentification sécuritaire et gestion granulaire des droits d’accès,
- restrictions d’accès par rôle et fonction (consultation, modification, superutilisateur, administrateur) selon le type de documents concerné,
- journalisation des accès et des modifications,
- prise de copies de sauvegarde.
On portera une attention particulière aux données nominatives concernant les étudiants, clients et employés pour restreindre l’accès aux seules personnes concernées.
La fiche d’information de BAnQ démontre bien que la conservation des documents dans le nuage est permise, pourvu que les cégeps et autres organismes publics respectent le cadre légal en vigueur.
Collecto offre un service d’accompagnement dans le choix et le déploiement de votre solution de gestion des documents qui sera conforme au cadre légal et permettra de faire des gains d’efficacité et de diminuer les coûts reliés au stockage, au traitement et à la recherche d’information. Notre approche comporte quatre étapes : diagnostic, recommandations (incluant le choix de solutions logicielles au besoin), implantation et accompagnement. Vous restez maître de la situation et prenez la décision d’aller de l’avant (ou d’opter pour le statu quo) à chaque étape du projet.
Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec Anthony Laquerre au 418 877-0507, poste 221.