Avant d’implanter un nouveau système de gestion électronique des documents (GED) , voici les trois étapes par lesquelles une organisation devrait passer :
- L’introspection
Les établissements doivent en premier lieu brosser un portrait de leur situation actuelle et évaluer les besoins à combler. L’intégration du système ne pourra se faire de façon optimale si le nouveau logiciel améliore le travail d’un groupe d’usagers au détriment d’un autre. Par conséquent, plus la solution sera adaptée à l’ensemble des utilisateurs, meilleure sera son intégration. En plus de permettre une bonne compréhension des problèmes existants et des besoins présents et à venir, cette phase d’introspection influencera grandement le choix de la solution.
- L’évaluation des produits
Une fois l’analyse des besoins réalisée, on poursuit avec l’évaluation des logiciels. Cette étape peut être assez longue si l’on veut connaître et comparer les forces et faiblesses des différentes solutions disponibles sur le marché (développement d’outils d’évaluation, rencontres avec les fournisseurs, etc.). On obtient alors un aperçu du fonctionnement des logiciels analysés à l’aide de dénominateurs communs. Parmi les aspects les plus importants à évaluer, notons la collaboration et la gestion de contenu, la recherche et l’indexation, la classification et le cycle de vie des documents, la sécurité et la gestion des accès, la méthode de déploiement, la formation et le soutien après-vente.
- Le déploiement de la solution
Cette étape, la plus sous-estimée, mérite d’être planifiée et orchestrée avec soin, pour adoucir les impacts de l’implantation de la solution et de la migration des documents, et ainsi faciliter l’adoption du logiciel choisi (ou des logiciels choisis). Lorsqu’une implantation et une migration sont faites de façon précipitée, les utilisateurs se sentent alors laissés à eux-mêmes et subissent des changements (parfois importants) dans leurs méthodes de travail, ce qui entraîne une perte de productivité, un débordement des personnes-ressources et une plus grande résistance à l’adoption de la nouvelle solution.
Vous ne savez par où commencer?
Collecto peut vous faire gagner du temps en réalisant avec vous une ou plusieurs de ces étapes, en vous conseillant dans votre choix de logiciel et en réduisant votre gestion du risque liée à l’implantation d’un nouveau logiciel de gestion documentaire ou à l’utilisation de services infonuagiques.
- Étape 1 : notre équipe réalise un diagnostic. Elle analyse l’environnement (logiciels utilisés, méthodes de travail en place, situations particulières, etc.) et tient compte des besoins des membres de chaque direction afin de comprendre leurs difficultés et d’identifier leurs besoins particuliers.
- Étape 2 : Collecto, qui a étudié et comparé plusieurs solutions peut vous aider à choisir de façon éclairée un ou deux logiciels de gestion électronique des documents.
- Étape 3 : Collecto élabore, à la lumière du diagnostic et en collaboration avec vos équipes, un plan de déploiement. Il met à contribution les succès et les bonnes pratiques d’implantation qu’il a réalisées dans le réseau.
Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur ce service, veuillez contacter Anthony Laquerre au 418 877-0507, poste 208.