Le choix et l’évaluation d’un logiciel de gestion intégrée des documents (GID) peuvent s’avérer complexes et fastidieux. Voici notre recommandation pour faire un choix éclairé avant de vous lancer :

  1. Création de contenu et travail collaboratif

La convivialité du système est un des aspects les plus importants à prendre en compte au moment de choisir une solution technologique pour la gestion documentaire, plus particulièrement si votre organisation souhaite intégrer un grand nombre d’utilisateurs. La création de contenu et le travail collaboratif ayant gagné en importance dans les systèmes de gestion des actifs informationnels ces dernières années, cet aspect permet l’incorporation d’un plus grand nombre d’usagers et la capture des documents dès leur création. Cela facilite également l’adoption du logiciel et l’application de diverses règles de gouvernance avant que ne débute la circulation des documents (métadonnées de classement, restriction d’accès, etc.).

  1. Recherche et indexation

Les méthodes de recherche offertes par le système doivent être variées autant que les résultats fournis doivent être fiables et précis. Le système doit aussi permettre un tri rapide et efficace des résultats. Lors des différents travaux de Collecto dans le cadre de son projet de GID, nous avons pu observer que certains cégeps pouvaient stocker plus de 7 téraoctets de données. Dans ce contexte, il est primordial d’avoir un moteur de recherche très efficace.

  1. Gestion des documents

La gestion documentaire en tant que telle est un critère essentiel à considérer, car la solution choisie devra être en mesure de proposer des outils de gestion tels que le calendrier de conservation, le plan de classification ou encore le cycle de vie des documents. Certains logiciels très performants produits ailleurs dans le monde ne tiennent pas compte de ces particularités québécoises. Les logiciels doivent pouvoir offrir une grande variété de métadonnées à appliquer aux documents afin de faciliter le classement, la recherche et la mise en place des règles de sécurité.

  1. Sécurité

La sécurité et la gestion des accès sont des aspects qui requièrent une attention particulière du fait de la multiplication des usagers. Ainsi, un système d’authentification sécuritaire et une gestion des droits d’accès flexible s’avèreront nécessaires. Un logiciel ayant la capacité de vous informer de ses propres erreurs sera également à privilégier afin d’éviter des pertes de données.

  1. Capacité technique et intégrations

Une phase de tests du logiciel sélectionné doit être mise en œuvre pour s’assurer de l’adéquation de la solution. À titre exemple, la rapidité de la recherche et des enregistrements, la capacité à intégrer des fichiers volumineux sans compromettre la stabilité du logiciel, la compatibilité avec d’autres outils de bureautique et la facilité de configuration sont des aspects techniques qu’il convient de tester.

  1. Maturité et fiabilité de la solution

L’évaluation de la fiabilité et la réputation d’un logiciel demandent un bon niveau d’investigation. Il est en effet préférable que votre organisation réalise elle-même son enquête au lieu de se fier uniquement aux informations transmises par les fournisseurs. Les communautés utilisatrices de logiciels de GID peuvent représenter des sources fiables à considérer.

Si vous souhaitez mettre en place une solution de gestion documentaire, mais que vous ne savez pas par où commencer, notre équipe de gestion intégrée des documents peut vous accompagner et vous conseiller dans votre choix. Pour obtenir plus d’information sur ce service, veuillez contacter Alexandre Breton au 418 877-0507, poste 221.

Inscrivez-vous au bulletin pour être tenu au courant des dernières actualités