1. Dans un système de gestion documentaire, est-ce possible que mes documents soient détruits automatiquement, sans que je m’en rende compte ?

Non. Peu importe le système utilisé (progiciel de gestion documentaire, gestionnaire de contenu), la destruction d’un document ne se produit jamais sans le contrôle qualité et l’approbation du détenteur des documents.  

Un exemple de bonne pratique : produire un bordereau (ou liste) de destruction des documents, qui sera par la suite validé par le détenteuret ce, avant l’opération de destruction.


2. Est-ce les archives ne sont que de vieux documents ? 
 

Non. Tous les documents produits ou reçus dans le cadre des activités d’une organisation peuvent être considérés comme des archives. Certaines pourront être détruites après quelques années, mais d’autres devraient être conservées de manière permanente.  

Un exemple de bonne pratique : toutes les informations afférentes aux délais de conservation et de destruction doivent être consignées dans le calendrier de conservation de votre organisation.


3. Est-ce que ma boite de courriels Outlook est un espace adéquat pour conserver mes documents ? 
 

Non, pas vraiment. Il faut savoir qu’Outlook comme outil de messagerie est plus vulnérable aux cyberattaques. De plus, lorsqu’un membre du personnel quitte l’organisation, il devient complexe pour l’équipe TI de faire le tri dans le contenu de sa boite courriel afin d’y récupérer des documents.  

Un exemple de bonne pratique : il est recommandé d’enregistrer les courriels engageants dans le dossier approprié et dans la structure ou la plateforme commune de votre organisation.


4. Est-ce que les documents numériques « valent » autant que les documents papier ?
 

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information en 2001, le document numérique est reconnu au même titre qu’un document papier ou tout autre support.  

Attention à toutefois conserver l’intégrité du document, c’est-à-dire d’être en mesure de prouver que le document n’a pas été modifié depuis l’événement pour lequel il fait office de preuve. Pour ce faire, il existe des moyens technologiques de « figer » un document pour qu’il ne soit plus modifiable, et il faut ensuite conserver toutes traces de modifications afin de pouvoir justifier que le contenu est bien resté le même.  


5. Est-ce qu’une image de signature apposée sur un document est valide ?
 

Cela dépend. L’image apposée sur un document peut servir de signature électronique, mais il faut prendre en compte que ce type de signature est plus facilement contestable par un signataire. Utiliser l’image de signature d’une autre personne est relativement simple. Il est important de préciser que le courriel dans lequel le document a été transmis constitue une preuve bien plus valable que la signature apposée sur celui-ci. En effet, le fait de devoir se connecter avec un identifiant et un mot de passe à notre boîte courriel renforce d’autant plus la validité des documents échangés 

Un exemple de bonne pratique : il est donc préférable de conserver le courriel avec le document signé. 


6. Est-ce que je peux détruire un document papier après l’avoir numérisé ?
 

Cela dépend à la fois du type de document numérisé, de l’utilisation qui en sera faite ou encore de la méthode de numérisation. 

Pour qu’un document numérisé ait la même valeur que le document papier original, et donc qu’il puisse être supprimé, plusieurs critères rigoureux doivent être respectés notammentl’élaboration d’une procédure de numérisation qui définit les rôles et responsabilités, quels outils seront utilisés et selon quelles normes. L’intégrité du document ainsi numérisé doit pouvoir être conservée. 

L’objectif d’une telle méthode de numérisation – dite de substitution – est d’obtenir deux documents juridiquement égaux. La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information parle d’«équivalence fonctionnelle». 

Précisons que tous les documents ne requièrent pas tant de rigueur, car leur valeur est moindre et que le risque de contestation de l’authenticité du document numérisé est faible. 


7. Est-ce que la durée minimale de conservation de 7 ans s’applique à tous les documents ?  
 

Non, la durée de conservation des documents varie en fonction de plusieurs facteurs à prendre en compte :  

Ainsi, l’analyse de ces éléments permettra de déterminer la durée de conservation appropriée du document et si celui-ci peut être détruit. 


8. Doit-on conserver un document
 indéfiniment? 

Non, tous les documents ne peuvent – et ne doivent – pas être conservés «à vie». 

Au Québec, la Loi sur les archives stipule que tous les documents d’un organisme public doivent être conservés en fonction d’un calendrier de conservation officiel. Ce calendrier indique notamment quels documents doivent être conservés, pendant combien de temps et qui en est responsable. Chaque organisme doit faire approuver son calendrier de conservation des documents par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). 

Quelques exemples: 


9. Existe-t-il une méthode universelle pour classer les documents
?    

Malheureusement, non. Idéalement, le classement des documents s’effectue en prenant compte des activités et des processus d’une organisation, ainsi que des exigences liées à la gestion documentaire (accès aux documents, délais de conservation, par exemple).  

Un exemple de bonne pratique : lorsque vient le temps de déterminer les façons de classer nos documents, il est possible de s’inspirer d’organismes ayant une mission et une structure semblable à la nôtre. Toutefois, chaque organisation est unique par ses activités, ses processus et un vocabulaire qui lui est propre. Cela doit être pris en compte pour que les membres de l’organisation soient en mesure de comprendre et de s’approprier la structure de classement.


10. Le cliché de l’archiviste solitaire existe-t-il ?
 

Bien que cela soit un stéréotype tenaceil ne reflète pas le profil actuel des personnes œuvrant en gestion documentaire qui ont la responsabilité de bien connaître les pratiques de travail de leurs collègues.  

Alors rien de mieux que de communiquer avec eux ou elles et de faire appel à leur expertise pour vous conseiller dans vos pratiques!  


Si vous ne disposez pas de ressources en gestion documentaire au sein de votre organisation ou que votre équipe actuelle a besoin de soutien, faites appel à nos spécialistes en gestion intégrée des documents pour vous accompagner et vous conseiller

Pour obtenir plus d’information sur ce service, veuillez communiquer avec  Anthony Laquerre  au (418) 877-0507, poste 208. 

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