Si la période estivale est synonyme de vacances pour les apprenants, elle constitue également pour les établissements d’enseignement un moment propice durant lequel les équipes des ressources matérielles peuvent procéder à la réalisation de plusieurs travaux d’entretien et de construction. Si ces chantiers sont essentiels au maintien de la qualité et de la sécurité des environnements d’apprentissage, leur planification se révèle souvent une étape complexe nécessitant une bonne compréhension de divers paramètres et enjeux spécifiques, tout comme le respect de plusieurs obligations.
Dès lors, quels sont les grands défis que peuvent rencontrer les directions des ressources matérielles lors de la mise en œuvre de chantiers de construction au sein de leurs établissements? Quels sont les éléments à connaitre ou à prendre en considération pour mener à bien l’ensemble des projets attendus?
Nous nous sommes entretenus avec Paul-Émile Bourque et Justine Smith, ing., tous deux experts en gestion et en développement de projets de construction afin d’obtenir plusieurs pistes de réponses. Ils nous partagent leur expérience respective ainsi que leurs connaissances techniques acquises dans le cadre de divers mandats d’accompagnement menés au sein d’établissements du réseau de l’éducation.
Quelles sont les grandes caractéristiques et spécificités de la gestion des chantiers construction dans le réseau de l’éducation?
« Avant tout, il faut savoir qu’il existe trois grands types de projets, lorsqu’on parle de chantiers dans le réseau de l’éducation : les projets normés se distinguent des projets spécifiques ou des projets majeurs », explique Paul-Émile Bourque.
| LES PROJETS NORMÉS | LES PROJETS SPÉCIFIQUES | LES PROJETS MAJEURS |
| Ces projets sont habituellement inclus dans les budgets statutaires annuels des ressources matérielles. Généralement, cette portion déterminée du budget prévoit le financement de projets de moins grande envergure. La sélection des projets normés s’effectue au mois de décembre afin que le conseil d’administration puisse approuver les dépenses et permettre à l’établissement de disposer d’une période suffisante pour lancer les appels d’offres. | Ces projets, du fait de leur envergure, doivent faire l’objet d’une demande de financement auprès du ministère de l’Enseignement supérieur. Plusieurs analyses doivent avoir été effectuées préalablement, considérant les budgets importants requis (variant entre 5 et 40 millions de dollars) pour ce type de projets d’infrastructures. | Ces projets constituent souvent des projets d’agrandissement ou de rénovation. Ils nécessitent également une demande de financement (budgets variant de 40 à 50 millions de dollars ou plus) et s’échelonnent sur plusieurs années. Ils sont de plus en plus fréquents dans le réseau collégial notamment, du fait de l’augmentation de la population étudiante. La Société québécoise des immobilisations (SQI) doit souvent être impliquée dans le cadre de ces projets majeurs. |
Quelle est l’importance de la phase de préparation dans la réalisation de gros chantiers?
Nos deux experts sont unanimes : la phase de préparation est cruciale pour garantir le succès d’un chantier de construction.
« Plus on a de temps pour préparer le projet et plus il y a de chances de le mener à bien, dans le respect du budget. Cela permet notamment de limiter grandement les changements inopinés par la suite », souligne Paul-Émile Bourque.
Justine Smith appuie dans le même sens : « Je dis toujours qu’il y a trois clés du succès dans la réalisation d’un chantier : la planification, la planification et la planification ». Selon elle, c’est à cette étape que le maximum d’efforts doit être investi afin de :
- définir la portée du projet;
- identifier la bonne stratégie d’approvisionnement;
- établir un budget réaliste;
- déterminer les échéanciers;
- choisir les ressources appropriées.
Dans quelle mesure le financement des projets peut-il impacter leur échéancier de réalisation?
« L’approbation des budgets dédiés aux projets de construction intervient généralement au mois de février ou mars, par les conseils d’administration (CA). Cela laisse donc peu de temps pour la préparation des travaux par la suite. Comme la réalisation de ces travaux s’effectue habituellement durant l’été, on comprend que l’approbation du financement est une étape primordiale », précise M. Bourque.
Selon lui, dans le cas de travaux de réaffectation (projets normés) notamment, pour lesquels l’établissement doit nécessairement prévoir d’aller en appel d’offres avant la réalisation des travaux, le budget devrait être approuvé par le CA en décembre, pour partir en appel d’offres pendant l’hiver. Par ailleurs, il indique que les projets spécifiques nécessitant l’autorisation du Ministère doivent être traités indépendamment du budget annuel des services des ressources matérielles. « Après avoir obtenu un financement ministériel, ces travaux peuvent être réalisés à n’importe quel moment dans l’année, mais il faut prévoir un délai d’un an minimum pour leur préparation », conclut-il.
Quant à Justine Smith, elle aussi estime que les différentes séquences d’approbation du financement d’un projet viennent directement influencer leur échéancier.
« Si un établissement part en appel d’offres au mois de novembre ou de décembre, il recevra un nombre plus important de soumissions à des prix compétitifs, car une majorité d’entrepreneurs seront plus disponibles à cette période. Néanmoins, si l’établissement publie un appel d’offres au mois de mai lorsque les entrepreneurs ont quasiment rempli leurs carnets de commandes, il recevra moins de soumissions avec des prix beaucoup plus élevés, du fait d’un grand nombre de demandes relativement à une faible offre », ajoute-t-elle.
Elle explique par ailleurs que « l’inflation, la surchauffe du marché et la grande demande impactent actuellement beaucoup le budget du projet ».
Malheureusement, ce constat est d’autant plus vrai depuis la crise sanitaire : « un chantier reporté à cause de la situation pandémique a connu en moyenne, une hausse de 30 % du coût des matériaux en seulement une année. Dans la majorité des cas, le report des chantiers a toujours un impact direct sur le coût de ces derniers », conclut Justine Smith.
Quels sont les avantages d’avoir recours à l’accompagnement d’un expert pour ces différents types de projets de construction?
« Dans le cas de projets majeurs, l’expert exerce souvent le rôle de pivot central lors des discussions entre le Ministère, l’établissement et la SQI afin de faire avancer les projets plus rapidement et efficacement. Il réalise également un travail de représentation auprès des instances », déclare Paul-Émile Bourque.
« D’une part, les établissements font souvent appel à un consultant externe pour bien coordonner les projets et réaliser le montage du dossier de financement, car ils ne détiennent pas forcément l’expertise à l’interne. D’autre part, l’intervention d’un consultant permet de libérer un temps précieux pour les directions des ressources matérielles, car des projets spécifiques et des projets majeurs nécessitent beaucoup de temps de préparation », explique M. Bourque.
Au cours de leurs mandats respectifs dans le réseau de l’éducation, nos deux experts ont également constaté que le taux de roulement important du personnel s’avère être un facteur incitant les directions à se tourner vers des consultants pour assurer une continuité dans le projet au fil des ans.
En définitive, l’accompagnement d’un expert garantit souvent une meilleure planification de projet et le respect des besoins préalablement définis, tout en allégeant la charge de travail des équipes qui se sentent plus en confiance. Sans oublier le transfert de connaissances qui s’établit entre le consultant et les équipes. « C’est une relation gagnant-gagnant », conclut Justine Smith.
Pour solliciter les services de M. Bourque ou de Mme Smith, ou même en savoir plus sur nos services d’accompagnement pour la planification de vos prochains chantiers estivaux :