À l’approche des festivités du temps des fêtes, notre équipe de gestion intégrée des documents souhaite vous offrir un peu de réconfort en mettant en lumière un bon coup du réseau en matière de gestion de l’information! Découvrez le récit inspirant du Centre de services scolaire (CSS) du Littoral qui, malgré les obstacles, a su déployer sa transition numérique avec brio.
Composé d’une petite équipe responsable de couvrir un grand territoire s’étalant de la Basse-Côte-Nord jusqu’à l’Île-d’Anticosti, le CSS fait face à plusieurs défis de taille. La situation est particulièrement complexe en ce qui concerne la gestion et la sécurité de l’information; l’organisation étant actuellement à la recherche d’une nouvelle direction des technologies de l’information (TI). De plus, comme plusieurs autres CSS, la pénurie de main-d’œuvre et la rétention de personnel constituent un défi, en particulier dans cette région éloignée. Le territoire étant très vaste, la production collaborative de documents papier demeure aussi un enjeu depuis longtemps.
Le secret : être proactif
Toutefois, le CSS fait preuve d’une grande résilience, car malgré ces multiples enjeux, l’équipe reste motivée et engagée dans la recherche active de solutions pour se diriger vers des processus numériques. Effectivement, plusieurs membres de l’équipe se sont récemment concertés afin d’amorcer rapidement la migration de l’ensemble des documents de l’organisation vers une plateforme infonuagique, en respect de l’obligation gouvernementale que le réseau de l’éducation s’est vu imposer. Même si les organisations ont jusqu’au 31 décembre 2025 pour réaliser cette transition vers le numérique, l’équipe proactive de CSS du Littoral n’a pas attendu pour aller chercher l’expertise nécessaire qui pourra les soutenir dans la démarche.
Se retrousser les manches et s’organiser
Avec l’aide de Collecto, l’équipe s’est retroussé les manches et a composé un comité-pilote. Initialement formé d’un directeur TI, d’une administratrice adjointe, du secrétaire général, d’un bibliothécaire, d’une secrétaire de centre, d’une agente d’administration et de membres de l’équipe de gestion intégrée des documents de Collecto, ce comité a pour objectif d’implanter un système de gestion des documents numériques, et plus largement, de guider les employés dans l’adoption de bonnes pratiques de gestion des documents. À la suite d’un diagnostic réalisé par Collecto, le comité a déjà pu procéder à plusieurs déploiements. Organisés et assidus dans la tenue des rencontres bimensuelles, les membres du comité-pilote mettent tout en œuvre afin de faciliter la transition auprès des équipes.
De grands avantages à portée de main
Bien qu’un changement d’une telle ampleur puisse comporter son lot de résistance et d’inconforts immédiats, les avantages considérables d’un déploiement comme celui effectué au CSS du Littoral n’ont pas tardé à émerger au sein des méthodes de travail de plusieurs employés. Le gain en productivité conféré par la bonne utilisation des environnements numériques comme Microsoft 365 est un de ces avantages. Si certains employés avaient encore leurs doutes devant l’implantation de tous ces nouveaux outils numériques qui allaient grandement bouleverser leur travail au quotidien, leur visage s’illumine maintenant lorsque qu’ils parlent de SharePoint, d’Excel en ligne ou encore, de partage de documents. Rapidement, de nouveaux outils de suivis ont été conçus, notamment à l’aide de l’application List, afin de réduire la production massive de documents papier. Désormais, plusieurs informations sont disponibles et accessibles sous forme de données numériques, dans un seul outil partagé.
Et vous?
Ce bel exemple de collaboration gagnante démontre concrètement les avantages et les bénéfices d’implanter de bons processus de gouvernance et de gestion numérique de l’information! Si la démarche vous semble trop imposante et complexe, n’hésitez pas à faire appel à notre équipe de spécialistes en gestion documentaire qui, par son approche, saura devenir votre partenaire dans l’atteinte de vos objectifs