Pour lancer nos nouveaux services de réalisation de votre inventaire de renseignements personnels, nos expertes et experts en gestion intégrée des documents souhaitent vous faire découvrir les multiples avantages organisationnels d’effectuer adéquatement cette démarche.
En effet, bien plus qu’une mesure à mettre à place pour assurer votre conformité aux obligations gouvernementales (Loi 25), réaliser votre inventaire selon les bonnes pratiques et à l’aide de notre expertise peut constituer une réelle opportunité d’améliorer vos processus et méthodes internes!
En quoi consiste l’inventaire des fichiers de renseignements personnels ?
Depuis septembre 2023, tout organisme public est dans l’obligation de tenir un inventaire des fichiers de renseignements personnels (RP) qu’il possède. Cette liste de fichiers qui contient les RP amassés dans le cadre de vos activités quotidiennes et identifie notamment les processus concernés, qui y a accès, où ils se trouvent, quelles mesures de sécurité permettent de les protéger, etc.
Une aide à la prise de décision et la mise en place de mesures sécuritaires
L’inventaire offre une vision globale de tous les RP conservés! Cette vue d’ensemble permet de remettre en question vos habitudes de conservation des RP et de prendre des décisions plus éclairées quant à leur conservation future.
- La collecte de certains RP est-elle vraiment (encore) indispensable ?
- La conservation d’une pièce justificative est-elle réellement justifiée une fois qu’une décision est prise (exemples : entrée en fonction, admission d’un nouvel étudiant, etc.) ?
- Le temps de conservation est-il adéquat ?
Bon à savoir : Raccourcir le temps de conservation réduit le temps pendant lequel on doit protéger les RP et diminue donc les impacts d’une éventuelle fuite de données! |
De plus, l’inventaire cartographie vos localisations (physiques et numériques) dans lesquelles se trouvent les RP.
- À quel endroit les RP se retrouvent-ils ? Est-ce que les délais de conservation sont bien appliqués ?
- Est-ce que les mêmes RP se retrouvent chez plusieurs fournisseurs avec différents délais de conservation ?
- Est-ce que les systèmes dans lesquels se trouvent ces RP permettent de les éliminer facilement et de prouver cette élimination à une personne qui en fait la demande ?
- Pouvez-vous éliminer vous-mêmes les RP ?
- Les systèmes tels que les bases de données, les logiciels et les lieux de stockage sont-ils bien surveillés (exemples : mises à jour effectuées, retraits des utilisateurs inactifs, etc.) ?
Bon à savoir : Structurer et organiser les données facilite la recherche des documents à éliminer lorsqu’une personne retire son consentement pour l’utilisation et la communication de ses RP. |
Une occasion idéale pour améliorer vos processus internes et former adéquatement vos équipes
L’inventaire permet de constater que plusieurs équipes collaborent pour gérer les mêmes processus impliquant des RP. Bien identifier ces équipes peut faciliter la révision et l’amélioration de certaines pratiques dans une optique de meilleure protection des RP.
- Est-ce que toutes les équipes doivent gérer des RP et pourquoi ?
- Est-ce que le partage de documents contenant des RP entre plusieurs équipes est nécessaire, optimal et sécuritaire ?
- Est-ce que certains processus sont plus à risque ?
- Quels sont les niveaux d’accès de chaque équipe ?
- Les méthodes et outils d’échange sont-ils sécuritaires et connus des équipes ?
La démarche d’inventaire est également un des moyens pour orienter les priorités de sensibilisation et de formation sur la gestion des RP.
- Est-ce que les formations offertes sont adaptées aux besoins variés des équipes ?
- Quelles équipes doivent recevoir des formations avancées en matière de protection des RP et à quelle fréquence ?
Bon à savoir : Amorcer une démarche d’inventaire est l’occasion idéale pour réviser et mettre à jour les compétences de vos équipes en matière de protection des RP. |
Vous souhaitez débuter votre démarche d’inventaire des RP pour votre organisation ? Notre équipe de spécialistes en gestion des documents spécifiques au milieu de l’éducation vous propose maintenant une toute nouvelle offre de services d’accompagnement pour la réalisation de cet inventaire.