Notre équipe d’expertes-conseils en gouvernance et gestion de l’information est fière de vous présenter le second volume de Transit numérique, une série d‘entrevues mettant en lumière de bons coups dans le réseau de l’éducation en matière de gestion informationnelle et de transformation numérique!
Pour ce second volet, les collaborations intersectorielles sont à l’honneur! En effet, dans le cadre de ses mandats, notre équipe a le privilège quotidien d’être aux premières loges de projets porteurs pour lesquels ont émergé des connexions fructueuses entre les professionnels de l’information et les équipes en technologies de l’information (TI). Nous avons donc donné la parole à plusieurs intervenants aux profils variés, provenant de trois établissements différents, pour qui le secret d’une bonne migration vers l’infonuagique est ancré dans une préparation réfléchie et la valorisation des équipes multidisciplinaires.
La première intervenante avec laquelle Collecto s’est entretenue est Stéphanie Audet, coordonnatrice au sein du Service du Secrétariat général et des communications du Centre de services scolaire De La Jonquière (CSSDLJ), au sujet du projet IDÉES (Intégration des Documents Électroniques dans l’Environnement Sharepoint), un chantier d’envergure qu’elle pilote aux côtés d’un comité multidisciplinaire engagé. Elle nous explique notamment comment elle et ses collègues, accompagnés de l’équipe de Collecto, ont mis en commun leurs expertises respectives pour établir un plan de déploiement structuré, adapté et réaliste afin de mener à terme ce grand projet dans des délais raisonnables.
Pouvez-vous nous décrire brièvement votre démarche et ses objectifs?
À des fins de compréhension et d’efficacité, nous souhaitions nommer ce chantier d’envergure. Le Projet IDÉES étant représentatif, accrocheur et court, le choix de ce nom était tout approprié. L’objectif de celui-ci est de créer un environnement collaboratif avec l’outil Microsoft SharePoint pour l’ensemble des services, centres et établissements de notre organisation. Cet environnement permet non seulement de se conformer au cadre légal en améliorant nos pratiques en matière de création et de gestion de documents, mais aussi d’assurer la protection des renseignements personnels de nos élèves et de nos employés.
Pour favoriser le succès du projet et atteindre nos objectifs, nous avons créé un comité de pilotage, composé de mes collègues Marie Tremblay, technicienne en documentation, Marie-Claude Ouellet, régisseuse TI, Éric Gagnon, analyste TI, ainsi que moi-même aux communications. Ensemble, nous accompagnons nos collègues, de la prise des besoins jusqu’à la fin de la migration des données, sans oublier les formations, essentielles pour la bonne appropriation des nouveaux outils.
Quels étaient vos liens avec vos collègues des TI avant d’entreprendre le projet?
Au CSSDLJ, la communication entre les TI et l’équipe de la gestion documentaire (GD) a toujours été présente. Cependant, les échanges portaient davantage sur la résolution de problèmes en temps réel. Le projet IDÉES a permis à nos équipes d’améliorer nos réflexes collaboratifs, et par le fait même, de prendre conscience de l’importance de cette liaison dans la qualité du soutien offert à nos collègues.
Cette collaboration encadrée a également permis à tous de mieux connaître les rôles et spécialités de chacun, ce qui, en notre sens, optimise les échanges quotidiens et contribue à améliorer la qualité des services rendus en général au sein de notre organisation.
Nous constatons que le projet IDÉES a non seulement renforcé la collaboration entre les TI et la GD, mais également entre celles-ci et les services avec lesquels elles ont déployé le projet jusqu’à présent.
Quels sont les enjeux particuliers de votre établissement et comment la collaboration entre les TI et la GD a-t-elle contribué à résoudre ceux-ci?
Naturellement, il était crucial pour nous de limiter au maximum les conséquences sur le travail des équipes en place. L’enjeu était donc de réussir nos déploiements et nos migrations de données, tout en limitant l’impact des changements sur leurs tâches quotidiennes.
Jusqu’à maintenant, l’avancement des déploiements se déroule de manière très fluide auprès de nos équipes grâce au respect de leur réalité terrain, à l’étroite collaboration entre les TI et la GD, la rigueur de notre planification et la gestion efficace du projet.
Nous pensons que la qualité des livrables et de l’accompagnement offerts aux services qui ont collaboré avec nous jusqu’à maintenant a un impact considérable sur notre crédibilité. Ainsi, les équipes qui nous accueillent pour débuter le déploiement et la migration sont déjà en confiance avec le processus, en plus d’y accorder professionnalisme et sérieux.
D’autre part, la force du nombre a fait en sorte que nous avons pu maximiser le temps et le service d’accompagnement que nous pouvons offrir aux équipes lors des déploiements. Cette capacité, en temps et en expertise, nous permet donc de mieux répondre aux besoins spécifiques des différentes équipes et leur offrir un espace de collaboration.
Qu’est-ce qui fait la force de votre comité de pilotage? Quels sont les bénéfices de la mixité des expertises dans le cadre du projet?
D’un côté, nous sommes en mesure de mieux prévenir des enjeux organisationnels sur plusieurs fronts et, de l’autre, de maximiser les avantages potentiels relatifs aux changements apportés dans le cadre du projet. La teneur multidisciplinaire de notre comité de pilotage permet également de former adéquatement nos pairs, voire de les conscientiser par un même canal, sur les deux sujets d’importance qui constituent ce projet : la cybersécurité et les obligations entourant la gestion des documents.
Comment l’approche de Collecto a contribué à bien préparer votre transition vers l’infonuagique?
Les formations nichées que nous avons suivies nous ont permis d’être suffisamment outillés pour entreprendre ce projet. Comme une trousse de démarrage contenant de nombreuses ressources de préparation nous a été proposée, nous avons été en mesure de démarrer les déploiements rapidement, tout en économisant du temps. L’aide à la rédaction d’un plan de gouvernance et plusieurs outils pratiques préalablement élaborés ont été particulièrement utiles dans nos travaux de préparation.
L’accompagnement étroit par notre conseillère Collecto lors du premier déploiement interne a également été très précieux. Son soutien et ses conseils ont guidé nos actions au fur et à mesure du déploiement, ce qui nous a donné une belle confiance pour les subséquents.
Nous sommes fiers de ce que nous avons accompli en tant que comité de pilotage jusqu’à présent. C’est aussi valorisant de constater le sérieux accordé au projet par nos collègues, qui déploient autant d’efforts que nous afin d’atteindre l’objectif principal de l’organisation. Il s’agit d’un travail d’équipe exemplaire et nous sommes ravis du professionnalisme et de l’implication de tous.
ET VOUS?
Ce bel exemple de collaboration gagnante démontre concrètement les avantages et les bénéfices de bien préparer son projet de migration et de déploiement de la gestion documentaire au sein des différentes unités d’une organisation. Si la démarche vous semble trop imposante et complexe, faites appel à notre équipe dès maintenant! Nous avons développé une trousse de démarrage pour vous accompagner dans la bonne planification de vos projets, qui peut être modulée selon vos besoins, de la définition de vos orientations de gouvernance, en passant par la formations de vos équipes (TI et gestion documentaire) et la mise en place d’outils pratiques et adaptables.