Notre équipe d’expertes-conseils en gouvernance et gestion de l’information est fière de vous présenter le second volume de Transit numérique, une série d’entrevues mettant en lumière des bons coups dans le réseau de l’éducation en matière de gestion informationnelle et de transformation numérique!
Pour ce second volet, les collaborations intersectorielles sont à l’honneur! En effet, dans le cadre de ses mandats, notre équipe a le privilège quotidien d’être aux premières loges de projets porteurs pour lesquels ont émergé des connexions fructueuses entre les professionnels de l’information et les équipes en technologies de l’information (TI). Nous avons donc donné la parole à plusieurs intervenants aux profils variés, provenant de trois établissements différents, pour qui le secret d’une bonne migration vers l’infonuagique est ancré dans une préparation réfléchie et la valorisation des équipes multidisciplinaires.
Collecto s’est entretenu cette fois-ci avec un intervenant du côté des TI, Simon Palin, coordonnateur au sein du service des TI du Cégep de Baie-Comeau. Celui-ci nous présente comment lui et ses collègues aux expertises multiples ont mené un ambitieux projet de modernisation et d’optimisation des processus pour garantir une gestion efficace des informations au sein de leur établissement.
Pouvez-vous nous décrire brièvement votre démarche et ses objectifs?
Notre projet de gestion documentaire s’inscrit dans le plan stratégique institutionnel et vise à moderniser et optimiser nos processus internes. La démarche comprend plusieurs objectifs opérationnels clés pour le cégep :
- Amélioration des processus de travail : révision des processus actuels pour optimiser la gestion des accès et améliorer l’efficacité et la collaboration au sein des équipes.
- Transfert des connaissances : développement d’une base de connaissances commune sur SharePoint pour permettre à tous les employés de mieux comprendre et utiliser cette plateforme.
- Application des règles de gestion documentaire : consolidation et application des règles de gestion documentaire auprès des équipes pour garantir une gestion cohérente et efficace des documents et de l’information.
- Migration vers l’infonuagique : transfert des données locales vers l’infonuagique pour faciliter l’accès et la gestion des informations, renforcer la sécurité des données et se conformer aux exigences gouvernementales.
Bref, il s’agit d’un projet d’envergure impliquant un grand nombre de nos collègues et qui renforcira nos infrastructures numériques et informatiques.
En tant que chargé de projet au sein des TI, quels étaient vos liens avec vos collègues de la gestion documentaire avant d’entreprendre votre projet?
La gestion des archives et des informations est assurée par le secrétariat général du cégep. Malheureusement, notre organisation ne peut employer de professionnels de l’information et d’archivistes à temps plein pour l’instant. Avant le début du projet, mes échanges avec ce service portaient peu sur la gestion documentaire. La formation de notre comité de pilotage, composé d’Alexandra Monger Guillemette, secrétaire à la direction générale et responsable de la gestion documentaire, Manon Couturier, directrice générale et Julie Garon Jomphe, directrice des ressources humaines, a ouvert de nouveaux canaux de communications entre nous, ce qui est bénéfique pour le soutien que nous offrons aux équipes et donc, pour le cégep.
Quels sont les enjeux particuliers de votre établissement et comment la collaboration entre les TI et la gestion documentaire a-t-elle contribué à résoudre ceux-ci?
Avant le démarrage officiel, nous n’avions pas de modèle ou de plan adapté à notre réalité; nous partions de zéro. Comme notre établissement est relativement petit et que plusieurs personnes doivent porter plusieurs chapeaux au quotidien, le projet représentait une importante charge de travail supplémentaire, notamment car les travaux devaient être réalisés en parallèle des tâches courantes. Bref, il y avait plusieurs couches de complexité à la démarche. Cependant, le fait d’être une petite équipe dont les membres exercent des responsabilités étendues et variées nous a permis d’être plus agiles et de simplifier nos échanges. Cela nous a apporté une plus grande flexibilité et une belle efficacité.
Qu’est-ce qui fait la force de votre comité de pilotage? Quels sont les bénéfices de la mixité des expertises dans le cadre du projet?
La force de notre comité de pilotage réside dans sa disponibilité auprès des équipes, son ouverture face au changement et l’implication admirable des membres dans le projet. Chaque personne a apporté une perspective unique, ce qui a enrichi les travaux et conféré un sens plus fort à nos efforts.
La mixité des expertises a permis d’aborder les problèmes sous plusieurs angles, conduisant à la mise en place de solutions mieux adaptées, la prise de décisions équilibrées et à une meilleure collaboration en général.
Comment l’approche de Collecto a-t-elle contribué à bien préparer votre transition vers l’infonuagique?
L’approche de Collecto a été déterminante pour bien préparer notre transition vers l’infonuagique. La démarche structurée et l’accompagnement ont permis de définir une gouvernance solide, servant de pilier pour la suite du projet. Collecto a également offert une formation adaptée aux administrateurs et aux utilisateurs, tout en comprenant la réalité de notre cégep et de nos activités.
ET VOUS?
Ce bel exemple de collaboration gagnante démontre concrètement les avantages et les bénéfices de bien préparer son projet de migration et de déploiement de la gestion documentaire au sein des différentes unités d’une organisation. Si la démarche vous semble trop imposante et complexe, faites appel à notre équipe dès maintenant! Nous avons développé une trousse de démarrage pour vous accompagner dans la bonne planification de vos projets, qui peut être modulée selon vos besoins, de la définition de vos orientations de gouvernance, en passant par la formations de vos équipes (TI et gestion documentaire) et la mise en place d’outils pratiques et adaptables.