Notre équipe d’expertes-conseils en gouvernance et en gestion de l’information est fière de vous présenter le second volume de Transit numérique, une série d’entrevues mettant en lumière des bons coups dans le réseau de l’éducation en matière de gestion informationnelle et de transformation numérique!
Pour ce second volet, les collaborations intersectorielles sont à l’honneur! En effet, dans le cadre de ses mandats, notre équipe a le privilège quotidien d’être aux premières loges de projets porteurs pour lesquels ont émergé des connexions fructueuses entre les professionnels de l’information et les équipes en technologies de l’information (TI). Nous avons donc donné la parole à plusieurs intervenant.es aux profils variés, provenant de trois établissements différents, pour qui le secret d’une bonne migration vers l’infonuagique est ancré dans une préparation réfléchie et la valorisation des équipes multidisciplinaires.
En conclusion de ce second volume, Collecto s’est entretenu avec Sylvie Pomerleau, agente de bureau (classe principale) au Secrétariat général et des communications (SGC), Daniel Ferguson, archiviste dans l’équipe gestion documentaire et des archives (GDA) et Valérie Gibouleau, technicienne en documentation dans l’équipe des ressources matérielles du Centre de services scolaire (CSS) des Grandes-Seigneuries. Ensemble, ils ont créé de nouveaux liens gagnants avec les TI du CSS pour mener à terme un projet de migration de l’ensemble des données numériques de l’organisation vers l’environnement Microsoft 365.
Pouvez-vous nous décrire brièvement votre démarche et ses objectifs?
Pour se conformer à l’obligation ministérielle de migrer les données numériques en infonuagique d’ici le 31 décembre 2025 et pour moderniser nos pratiques de stockage et de diffusion de l’information, notamment depuis la pandémie, la Direction générale a mandaté notre équipe pour piloter ce projet important pour notre organisation. D’une part, nous avions aussi l’objectif d’accompagner l’ensemble des employés dans l’appropriation des nouveaux outils, et de l’autre, de faciliter leur travail quotidien en améliorant nos pratiques de classement et de conservation de l’information. Autrement dit, faire en sorte que toutes et tous puissent retrouver rapidement l’information qu’ils recherchent.
Quels étaient vos liens ou vos interactions avec vos collègues des TI avant d’entreprendre le projet?
La plupart du temps, nos secteurs respectifs œuvrent en silo et donc, nous avions des interactions limitées avec nos collègues des TI. Dans le cadre du projet, nous avons vite réalisé que nous vivions des enjeux chacun de notre côté face à la transition et que le manque de communication contribuait à une incompréhension commune. Nous avons dû rapidement établir une meilleure collaboration pour réduire les potentielles embûches à la bonne migration vers l’infonuagique.
Quels sont les enjeux particuliers de votre établissement et comment la collaboration entre les TI et la GDA a-t-elle contribué à résoudre ceux-ci?
Étant donné qu’une migration d’une telle envergure demandait une expertise et des connaissances approfondies en TI, en plus de la nécessité de détenir des accès de type administrateur pour accomplir certaines tâches, plusieurs membres de l’équipe TI ont agi à titre de formateurs et d’accompagnateurs afin que nous puissions tous progresser rapidement et, surtout, minimiser les impacts sur les équipes.
Quels sont les bénéfices de la mixité des expertises dans le cadre du projet?
Bien qu’il n’y avait pas de comité de pilotage officiel, la GDA et les TI ont été les piliers du projet. Toutefois, lors de l’implantation de l’unité administrative témoin, plusieurs employés de cette unité (tous rôles confondus : soutien, professionnel et cadre) ont participé à l’élaboration de la migration. Leur apport, jumelé avec les connaissances des secteurs de la GDA et des TI, ont mené à un modèle de migration efficace sur lequel nous nous sommes basés pour les autres unités administratives.
Comment l’approche de Collecto a contribué à bien préparer votre transition vers l’infonuagique?
Les formations exploratoires sur l’outil SharePoint offertes par Collecto que nous avions préalablement suivies nous ont convaincus d’aller de l’avant avec leur offre de service d’accompagnement dans le déploiement de SharePoint. En plus d’avoir été à nos côtés tout au long de la démarche, l’experte-conseil qui nous a accompagnés nous a grandement aidés à présenter clairement et efficacement le projet auprès des membres de l’unité administrative témoin. Son accompagnement et son expertise ont fortement contribué à l’acceptabilité et le bon déroulement du projet!
Et vous?
Ce bel exemple de collaboration gagnante démontre concrètement les avantages et les bénéfices de bien préparer son projet de migration et de déploiement de la gestion documentaire au sein des différentes unités d’une organisation. Si la démarche vous semble trop imposante et complexe, faites appel à notre équipe dès maintenant! Nous avons développé une trousse de démarrage pour vous accompagner dans la bonne planification de vos projets, qui peut être modulée selon vos besoins, de la définition de vos orientations de gouvernance, en passant par la formations de vos équipes (TI et gestion documentaire) et la mise en place d’outils pratiques et adaptables.