Notre rapport d’activités 2016-2017

Monsieur le président du conseil d’administration,

J’ai le plaisir de vous déposer le rapport annuel 2016-2017 du CCSR. L’adoption par le conseil d’administration du Modèle d’affaires actualisé a considérablement marqué l’année qui se termine et conduit admirablement bien la corporation vers ses 20 ans. Une année de réflexion, de transition et de repositionnement afin d’assurer la pérennité des services du CCSR dans un contexte où les contraintes financières et règlementaires font de plus en plus pression sur nos membres.

La diversification des services du CCSR, la nécessité de soutenir des projets de développement à l’échelle du réseau et la révision de la tarification de nos services au bénéfice des organisations participantes sont au cœur des changements qui prendront forme au cours des prochains mois.

Afin de mieux refléter la provenance de ses membres, la composition du conseil d’administration a été revue de façon à augmenter la présence des représentants des commissions scolaires au sein du conseil. Un siège d’observateur a également été créé afin de permettre au ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MÉES) de participer aux rencontres du conseil.

Les démarches en vue d’obtenir une reconnaissance par le MÉES se poursuivent afin de disposer de la légitimité d’agir en tant qu’organisme de services collectifs et d’achats regroupés pour le réseau de l’éducation. En toute fin d’année, le régime budgétaire des commissions scolaires a été modifié de façon à permettre au CCSR de se qualifier à nouveau en tant que regroupement d’achats pour les équipements informatiques des commissions scolaires. Une marque de confiance du MÉES à notre égard qu’il me faut absolument souligner.

Le CCSR devient Collecto Services regroupés en éducation : un changement de nom, une nouvelle philosophie d’affaires plus innovante et entrepreneuriale, mais toujours la même écoute des besoins à l’égard de ceux qui utilisent nos services. Le 20^e anniversaire de Collecto met un terme à une année de transition riche en changements et marque, dans l’enthousiasme, le début d’un nouveau cycle de développement.

Monsieur le président, permettez-moi de vous remercier ainsi que les membres du conseil pour votre accompagnement et votre appui au cours de la dernière année. Nos succès sont le résultat d’un engagement renouvelé des membres du conseil qui gouverne remarquablement bien la croissance de Collecto. Collecto est une création des cégeps qui ont eu cette vision, il y a vingt ans, de mutualiser des services au bénéfice de ses membres. Ses retombées exceptionnelles, 20 ans plus tard, rayonnent sur l’ensemble du réseau de l’éducation.

Bonne lecture.

Guy Laperrière
Directeur général

Lors de la réunion du 15 juin 2015, le conseil d’administration du CCSR a adopté le plan stratégique 2015-2020. Celui-ci identifiait quatre enjeux pour les années à venir :

1. Une offre de services en constante évolution et adaptée aux besoins des clients;
2. Une gouvernance rassembleuse;
3. Un partenaire incontournable des réseaux de l’éducation;
4. Une organisation performante capable de soutenir ses orientations stratégiques.

Le rapport annuel 2016-2017 est structuré selon ces quatre enjeux.

À l’aube de son 20^e anniversaire, qui sera célébré à l’automne 2017, le CSCR a voulu se donner les moyens de poursuivre son développement stratégique, dans un environnement changeant et incertain, où les contraintes financières et réglementaires qui s’exercent sur sa clientèle sont prégnantes.

Après plusieurs mois de travaux, le conseil d’administration du CCSR a ainsi entériné, en septembre 2016, le nouveau modèle d’affaires de l’organisme. Celui-ci a été présenté aux membres du CCSR en février 2017.

« Nos objectifs, avec cette démarche, sont d’actualiser et de diversifier notre offre de services; de nous assurer que nos membres sont encore plus gagnants à faire affaire avec nous, tant sur le plan de la qualité, de la pertinence que des économies générées », a affirmé le directeur général Guy Laperrière.

Le nouveau modèle d’affaires comporte plusieurs volets :

Dès juillet 2017, le CCSR ajustera à la baisse les taux des redevances perçues sur les ventes, ce qui aura pour effet d’entraîner des économies immédiates pour les clients du service des achats regroupés. Il mettra également fin à la remise en argent. En appui à ces mesures, le CCSR réduira considérablement la cotisation annuelle requise pour être membre et instaurera des frais de gestion sur la base du principe de l’utilisateur-payeur pour les organisations non membres.

Parallèlement, le CCSR poursuit ses démarches de reconnaissance par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MÉES) afin de disposer de la légitimité d’agir en tant qu’organisme de services collectifs et d’achats regroupés pour le réseau de l’éducation.

Déployer une offre de services pertinente et adaptée aux besoins

70 M$ d’achats au service des achats regroupés

Le service des achats regroupés (SAR) a atteint cette année un volume d’achats de 70 M$ dans le cadre de nos ententes, ce qui permet au CCSR de réaffirmer sa position de plus grand regroupement d’achats du réseau de l’éducation au Québec.

Les participants aux achats regroupés bénéficient de nombreux avantages, dont d’importantes économies d’échelle, un approvisionnement constant en produits de qualité et les services d’une équipe qualifiée qui maîtrise parfaitement les processus d’appels d’offres publics, la Loi sur les contrats des organismes publics et les règlements qui s’y rattachent.

Au cours de la dernière année, le SAR a réalisé 9 appels d’offres publics et 4 appels d’offres sur invitation ou de gré à gré. Il a également prolongé 6 ententes et maintient la certification de 4 fournisseurs.

Voir l’annexe 1 pour la liste des ententes du SAR.

Développement d’un modèle de calcul d’économies pour les achats regroupés

En novembre 2016, le service des achats regroupés (SAR) a publié un modèle de calcul d’économies, dans le but de fournir à ses clients les moyens concrets de mesurer les économies qu’ils réalisent en faisant affaire avec le CCSR.

Ainsi, les approvisionneurs des réseaux de l’éducation peuvent décider de confier leurs négociations au CCSR en étant convaincus qu’il leur offre une valeur ajoutée par rapport à une négociation individuelle.

Dorénavant, chaque fois qu’il sera possible de la calculer, les nouvelles ententes négociées par le SAR auront une économie affichée sur le portail des achats regroupés (www.achatsregroupés.com).

Nouvelle interface pour le site web des achats regroupés

En réponse aux commentaires formulés par les utilisateurs du portail des achats regroupés, et dans le souci d’améliorer constamment les outils qu’il met à leur disposition, le CCSR a apporté des modifications au site www.achatsregroupes.com.

La liste des dossiers en contrats (et le détail de chaque dossier) rassemble dans une même vue une quantité impressionnante de renseignements. Afin de permettre une lecture plus fluide et plus claire de l’information, la présentation des contenus ainsi que l’ergonomie de l’interface utilisateur ont été revues.

Un forum pour les approvisionneurs du réseau de l’éducation

Au printemps 2016, le CCSR a mis en ligne, à même le portail des achats regroupés, un forum destiné aux approvisionneurs du réseau de l’éducation.

Ce lieu d’échange vise à permettre aux utilisateurs de partager leur expertise et de discuter sur différents sujets, par exemple : avis de recherche de documents, suggestions de dossiers à réaliser en achats regroupés, recherche de partenaires pour regroupement, ou suggestions de sujets d’ateliers pour le Colloque en approvisionnement que le CCSR organise chaque année à l’automne.

Implantation d’un logiciel antiplagiat : Scribam

Après différents tests effectués sur une version bêta durant l’hiver 2016-2017, Scribam, la plateforme antiplagiat du CCSR, est désormais disponible à l’ensemble de sa clientèle.

Ce logiciel, utilisé dans un navigateur Web, détecte les similitudes entre les textes d’un document soumis par l’utilisateur et des centaines de milliers de sources indexées dans les moteurs de recherche. Il crée ensuite un rapport indiquant la présence de plagiat, pouvant être transmis à une tierce personne à partir de l’application.

Dès l’automne 2017, l’application permettra également à ses utilisateurs d’interroger une banque de documents formée à partir des fichiers soumis à Scribam depuis sa création. Scribam permettra donc la détection de similitudes à partir du Web, mais aussi de lutter contre le partage et la vente de travaux entre étudiants.

Nouveau service : la gestion documentaire

En avril 2017, le CCSR a dévoilé son offre en gestion intégrée des documents (GID), visant à aider les organismes à réorganiser leur gestion des documents afin de faciliter le repérage de l’information, de réduire les délais d’opération et d’augmenter ainsi leur productivité.

Le service offert par les spécialistes en gestion documentaire du CCSR est l’accompagnement des organisations dans la prise en charge de la gestion documentaire :

• Diagnostic : il comprend un état de situation général, une présentation des problèmes et enjeux présents, la liste des ressources nécessaires pour l’implantation et le maintien du service de gestion documentaire, un plan d’action et un aperçu des dépenses à prévoir sur trois ans;
• Dossier d’affaires : il permet une analyse poussée et la recommandation de solutions concrètes pour résoudre les problèmes et répondre aux besoins en matière de gestion documentaire;
• Architecture et déploiement : cet aspect vise à garantir une saine gestion, l’authenticité et la pérennité des documents électroniques; en collaboration avec le personnel dédié à la gestion documentaire, le CCSR évalue les solutions les mieux adaptées aux besoins de son client;
• Formation et accompagnement : le CCSR accompagne son client à toutes les étapes de la démarche pour qu’il puisse apprivoiser la solution implantée et l’utiliser de façon autonome grâce à ses ressources dédiées et au site de la communauté d’utilisateurs du service (forum, foire aux questions); des formations sur différents aspects de la gestion documentaire sont également proposées.

 Plusieurs organisations ont déjà sollicité l’accompagnement du CCSR pour leurs projets de GID.

Développement de l’offre de services en perfectionnement

L’année 2016-2017 a été bien occupée du côté du service de perfectionnement, qui a connu une hausse de la demande de formations sur mesure. Ainsi, 32 formations sur mesure ont été données dans 19 établissements, contre 25 dans 16 établissements l’an dernier. De plus, sept formations collectives ont réuni un total de 125 participants.

De nouvelles formations ont été développées dont :

• un cours de perfectionnement sur le Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT), offert en webinaire en collaboration avec l’AGPI;
• un atelier sur la gouvernance;
• un atelier sur le processus d’élaboration des attestations d’études collégiales (AEC).

Mise en place d’un service de coaching

Au cours de cette année, le CCSR a constitué une banque de coachs certifiés mettant leur expertise au service des cadres, professionnels et équipes du réseau de l’éducation afin de leur permettre de déployer leur plein potentiel. Grâce à des compétences d’accompagnement reconnues et à un regard neutre, le coach amène les personnes coachées à fixer leurs objectifs et à identifier les moyens de les atteindre.

Trois types de coaching sont offerts :

• Coaching d’intégration dans des fonctions de cadre;
• Coaching individuel;
• Coaching d’équipe.

Révision de la structure de l’offre de services-conseils

Le CCSR a entrepris la révision de la structure de son offre de services-conseils, notamment en ce qui a trait à la catégorisation des mandats et aux balises servant à établir la tarification de ses ressources, afin de s’adapter à l’augmentation des demandes de nature fonctionnelle pour toutes les catégories de personnel.

Une tarification plus flexible des mandats a également été développée, afin de tenir compte non seulement de l’expertise de la ressource proposée, mais aussi de la nature et de la durée des mandats, ainsi que du nombre d’heures devant être travaillées.

De plus, le CCSR a affiné les critères de sélection de ses consultants afin de choisir les meilleurs candidats pour répondre aux besoins des organisations.

Tests préalables à l’embauche

Au printemps 2017, le CCSR a effectué un sondage auprès des cégeps et des commissions scolaires afin d’établir la pertinence d’offrir un service de tests préalables à l’embauche. Près de 50 organisations ont répondu au sondage et se sont montrées intéressées à ce que le CCSR fasse des démarches en ce sens.

À cet effet, un comité regroupant les gestionnaires des services des ressources humaines de cinq établissements, tant anglophones que francophones, a été créé, avec le mandat d’accompagner le CCSR dans l’identification et l’évaluation des meilleures stratégies pour développer un service adapté aux besoins du réseau.

Ressources électroniques : nouvelles ententes

Plus de 80 organisations se sont abonnées cette année aux différentes ententes de ressources électroniques offertes par le CCSR. Les organisations peuvent choisir entre 46 ressources de 25 fournisseurs différents, certaines ressources étant plus adaptées pour les collèges et d’autres, pour les commissions scolaires.

Quatre nouvelles ententes ont été signées pour 2016-2017 :

• AoFinder de 1science, un logiciel facilitant l’accès à des millions d’articles scientifiques;
• Numérique Premium, une bibliothèque numérique d’ouvrages en langue française portant sur l’histoire et les sciences humaines;
• College Complete (anciennement Ebrary College Complete) de ProQuest,un produit donnant un accès simultané au texte intégral de 40 000 livres électroniques, majoritairement en anglais, dont 67% sont uniques à cette collection; l’entente inclut Reference Collection, qui donne accès à plus de 500 ouvrages de référence, et DASH, qui permet la création d’un dépôt institutionnel;
• OpenÉdition, une plateforme de ressources électroniques en sciences humaines et sociales.

Rallier les membres, clients et partenaires grâce à une gouvernance efficiente

Mise à jour du recueil de gestion

Le recueil de gestion du CCSR regroupe les règlements, politiques, procédures et directives qui balisent le fonctionnement du CCSR et de ses instances. Les récents changements législatifs nous ont incités à revoir le recueil et à créer de nouvelles politiques afin de nous conformer à la réglementation en vigueur.

Plus de 60 % du recueil de gestion a ainsi été actualisé. Le règlement général modifié a été approuvé par le conseil d’administration le 27 avril 2017, et sera soumis à l’assemblée générale à l’automne 2017.

Les règlements sur la gestion contractuelle, la gestion financière et la politique de fonctionnement du service des achats regroupés seront également modifiés.

Modification de la composition du CA

Afin de s’adapter à la diversité de sa clientèle et de garantir une représentation de tous ses partenaires, le CCSR a procédé à la modification de son conseil d’administration.

Ainsi, sur les cinq administrateurs choisis parmi les représentants des membres, deux sièges sont désormais réservés à des représentants du personnel d’encadrement des commissions scolaires. Un siège (sans droit de vote) à un représentant du ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MÉES) a par ailleurs été ajouté.

Le nombre d’administrateurs avec droit de vote demeure inchangé à 12, auquel s’ajoute le membre sans droit de vote, ce qui porte à 13 le nombre total d’administrateurs. Un représentant de la Fédération des commissions scolaires siège également au conseil depuis le 15 juin 2017, à titre d’invité.

Formation d’un comité du conseil d’administration sur la détermination du profil des membres

Un comité sur la détermination du profil des membres du conseil a été mis en place. Celui-ci a élaboré trois grilles d’évaluation (performance des administrateurs, performance du président du conseil et performance générale du conseil d’administration), la matrice du profil des administrateurs et le guide d’utilisation des grilles d’évaluation, outils qui seront utilisés de manière systématique lors du recrutement de nouveaux membres pour le conseil d’administration du CCSR, dans l’objectif de s’assurer d’une gouvernance optimale pour l’organisme.

Exercer un leadership fort au sein des réseaux de l’éducation

Reconnaissance officielle du CCSR : les démarches se poursuivent

En 2016-2017, le CCSR a poursuivi ses démarches en vue d’obtenir une reconnaissance officielle du ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MÉES).

Un représentant du MÉES a rencontré les membres du conseil d’administration du CCSR le 27 avril 2017 afin de leur faire part de la possibilité de reconnaître le CCSR dans la foulée de l’adoption du projet de loi no 108 (Loi favorisant la surveillance des contrats des organismes publics et instituant l’Autorité des marchés publics), prévue pour l’automne 2017.

Les règles budgétaires 2017-2018 des commissions scolaires (CS), qui leur ont été transmises début mai 2017, ont été modifiées de sorte que le CCSR ne soit plus exclu à titre de regroupement d’achats comme ce fut le cas l’année précédente. Les commissions scolaires pourront donc faire affaire avec le regroupement d’achats de leur choix dans le dossier des acquisitions informatiques l’an prochain. Le Ministère a par ailleurs informé le Centre de services partagés du Québec (CSPQ), par courrier du 28 juin 2017, qu’il ne se prévaudrait pas de la deuxième année à l’entente tripartie sur l’acquisition d’équipements informatiques des CS.

Ces avancées traduisent la volonté manifeste du MÉES à considérer le CCSR comme un joueur important relativement aux achats regroupés. En étant reconnu officiellement, le CCSR espère ne plus avoir à défendre son droit de servir la clientèle du réseau de l’éducation, comme il a dû le faire en 2012 (dossier des tableaux numériques interactifs) et en 2016 (dossier des équipements informatiques), et pouvoir être présent, à titre de partenaire et d’accompagnateur, en amont de projets à l’échelle du réseau de l’éducation.

Partenariat CSPQ-CCSR

Au mois de mai 2016, le CCSR a signé une entente de partenariat avec le CSPQ et le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur pour l’acquisition d’outils numériques interactifs et de micro-ordinateurs, ordinateurs portables, tablettes numériques et accessoires pour le compte des commissions scolaires, valide pour toute la durée du contrat à commandes.

Selon les termes de cette entente, le CCSR a agi, en 2016-2017, à titre de consultant pour la rédaction du devis d’appel d’offres et du devis technique et assuré les relations et le service à la clientèle de première ligne avec les clients dans le cours de l’exécution des contrats, ainsi que la gestion des plaintes.

Le Ministère a informé le CSPQ fin juin 2017 que cette entente ne serait pas reconduite (voir le paragraphe ci-dessus).

Rapprochement avec la FCSQ

Une réunion de travail a été tenue à l’automne 2016 avec la Fédération des commissions scolaires du Québec (FCSQ), dans le but d’élaborer des ententes par secteur d’activité. La volonté de collaboration et de développement de projets conjoints est très présente au sein des deux organismes et la présence d’un représentant de la FCSQ au conseil d’administration du CCSR à titre d’invité (voir enjeu 2) devrait faciliter les discussions ultérieures.

Dépôt d’un mémoire sur la stratégie numérique au MÉES

En novembre dernier, à l’invitation du ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MÉES), le CCSR a déposé un mémoire dans le cadre des consultations sur la Stratégie numérique du gouvernement du Québec. Notre organisme tenait ainsi à partager sa vision et à affirmer au Ministère son désir de soutenir la mise en place des recommandations issues de la Stratégie numérique.

Implication du CCSR dans le renouvellement des progiciels de gestion (PGI) des cégeps

Le directeur de la gestion contractuelle et du service des achats regroupés, Serge Tardif, a accompagné le comité stratégique mis en place dans le cadre de l’étude réalisée conjointement par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MÉES) et la Fédération des cégeps sur le renouvellement des progiciels de gestion (PGI) des cégeps. Le CCSR pourrait jouer un rôle important dans ce dossier, notamment au niveau d’un appel d’intérêt auprès des fournisseurs potentiels et de l’élaboration de grilles d’analyse. Le CCSR est particulièrement fier de soutenir des projets d’envergure pour les réseaux.

Entente de partenariat avec la VTE

Une entente a été conclue avec la Vitrine technologique en éducation (VTE) afin de l’accompagner dans le processus d’appel d’offres devant conduire au choix de revendeurs pour les produits Microsoft destinés au réseau de l’éducation.

Colloque en approvisionnement 2016

Le Colloque en approvisionnement annuel du CCSR s’est déroulé avec succès les 28, 29 et 30 septembre 2016 à l’Hôtel Estrimont, à Orford, sous le thème « L’approvisionnement : de la loi à la pratique ».

Plus de soixante participants, dont plusieurs représentants de commissions scolaires, ont participé aux six conférences et douze ateliers offerts cette année, et se sont déclarés très satisfaits des informations ainsi recueillies et de la possibilité qui leur a été donnée d’échanger avec leurs pairs du réseau de l’éducation.

Des services-conseils toujours très actifs

Les consultants travaillant avec le CCSR ont effectué 113 mandats dans 48 organisations différentes, en grande majorité dans des cégeps, mais aussi des commissions scolaires, des collèges privés, des instituts et des organismes ministériels. Ces mandats ont été réalisés par 42 consultants.

Un grand nombre de mandats concernaient la gestion des ressources humaines, les affaires pédagogiques et les services administratifs. La nouvelle offre en coaching a également connu du succès et généré un nombre élevé de demandes.

Comme en témoignent les évaluations réalisées à la fin des mandats, le taux de satisfaction à l’égard de nos services est toujours très élevé.

Par ailleurs, le CCSR a accueilli dans son équipe de nouveaux consultants possédant des expertises variées, notamment le coaching, les affaires pédagogiques, l’approvisionnement, les ressources humaines, les ressources matérielles, et la prévention et le règlement de différends.

Une mutuelle en SST performante

La mutuelle de prévention a accueilli un nouveau membre le 1^er janvier 2017 : le Collège Lionel-Groulx. À ce jour, la mutuelle comprend ainsi 35 membres pour une masse salariale de plus de 900 M$.

Les efforts de gestion déployés par les membres et gestionnaires ont permis de réduire le taux personnalisé de 0,04 $ en deçà du taux de l’unité en moyenne. De plus, les indicateurs de performance permettant à Médial Services-conseils-SST de suivre l’évolution des pratiques d’une année à l’autre ont révélé une amélioration de l’ordre de 8 % des pratiques en matière de prévention ainsi que des économies de 1,8 M$ au cours des 3 dernières années.

Le comité de régie a également révisé ses critères d’adhésion, de maintien et d’exclusion des membres en cours d’année afin d’assurer la performance de la mutuelle. Ces critères ont été adoptés lors de l’assemblée générale de la mutuelle en octobre 2016.

Nouveaux membres Véga

En 2016-2017, la communauté Véga a accueilli quatre nouveaux membres, soient le John Abbott College, le Cégep Gérald-Godin, la Ville de Côte-Saint-Luc et l’École de technologie supérieure (ÉTS), portant ainsi nombre d’établissements utilisant l’application de gestion des produits dangereux à 49.

Agrandissement de la communauté Koha

La communauté Koha-CCSR a accueilli trois nouveaux membres en 2016-2017 : le Cégep d’Alma, le Cégep de Chicoutimi, et le Cégep de la Gaspésie et des Îles de la Madeleine.

Ces nouveaux membres portent à 29 le nombre d’établissements et organismes qui utilisent le logiciel libre de gestion de bibliothèque Koha.

Tournée des cégeps

Tout au long de l’année, le directeur général du CCSR, Guy Laperrière, a effectué la tournée de plusieurs cégeps et commissions scolaires dont il a rencontré les directeurs généraux. Ces rencontres ont été l’occasion de faire le point sur la satisfaction de nos membres et leurs nouveaux besoins, afin de faire évoluer notre offre de services en conséquence. La tournée des cégeps et commissions scolaires se poursuivra l’an prochain.

Participation du CCSR aux événements du réseau de l’éducation

En 2016-2017, le CCSR a appuyé financièrement de nombreux événements des réseaux de l’éducation, auxquels il a pris part à titre d’exposant, de partenaire ou de conférencier. Voici la liste des événements auxquels il était présent :

• Plusieurs rencontres d’instances de la Fédération des cégeps : conseil des directions générales, commission des affaires de relations de travail et de ressources humaines (CARTRH), commission des affaires matérielles et financières (CAMAF), forum des présidentes et présidents de conseil d’administration (PCA), comité-conseil en ressources informationnelles (CRI);
• Plusieurs sessions de perfectionnement de l’Association québécoise des cadres scolaires (AQCS) : Commission des technologies de l’information, 3CP (commissions professionnelles des services des ressources matérielles, des services administratifs d’établissement et des services de l’approvisionnement), Journée annuelle sur les achats regroupés en milieu scolaire;
• Congrès de l’Association des directions générales des commissions scolaires (ADIGECS);
• Colloques de l’Association des informaticiens de collèges du Québec (AICQ);
• Réunion nationale de la GRICS;
• Colloque libre de l’ADTE;
• Grand Rendez-vous santé et sécurité du travail;
• Congrès annuel de l’Association pour l’enseignement de la science et de la technologie (AESTQ);
• Colloque de l’Association québécoise des utilisateurs d’outils technologiques à des fins pédagogiques et sociales (AQUOPS);
• Colloque de l’Association québécoise de pédagogie collégiale (AQPC)
• Rencontre des Réseau des répondantes et répondants TIC (REPTIC)
• Congrès de l’Association professionnelle des techniciennes et techniciens en documentation du Québec (APTDQ);
• Congrès des professionnels de l’information (CPI);
• Congrès de l’Association des archivistes du Québec (AAQ).

Présence virtuelle du CCSR

• 8 numéros des Échos du CCSR publiés entre septembre 2016 et juin 2017;
• 171 articles publiés sur le site Internet du CCSR;
• 3 540 abonnés aux Échos du CCSR;
• 726 abonnés aux Végactualités (bulletin d’information sur l’application de gestion des produits dangereux Véga);
• 243 abonnés aux Kohactualités (bulletin d’information sur le système intégré de gestion de bibliothèque Koha);
• 21 237utilisateurs, dont près de 70 % étaient nouveaux, ont visité le site Internet du CCSR 30 273 fois et consulté un total de 75 727 pages;
• 5 846 utilisateurs ont visité le portail des achats regroupés et consulté un total de 109 886 pages;
• 22 nouvelles du CCSR diffusées sur LinkedIn vues près de 21 000 fois.
• 1 partenariat avec le portail du réseau collégial lescegeps.com

Mettre en place une structure organisationnelle adaptée aux nouveaux défis

Les résultats financiers au 30 juin 2016

* Comprend les services-conseils, le perfectionnement et la mutuelle en santé et sécurité

Excédent des produits sur les charges (sans le SAR)
(après amortissement des immobilisations)
10 491 $

Excédent des produits sur les charges au SAR
(après amortissement des immobilisations)

351 600 $

Adoption du nouveau modèle d’affaires et présentation à notre clientèle

En mai 2016, l’équipe de gestion du CCSR a entamé une réflexion collective devant conduire à l’actualisation de son modèle d’affaires, en lien étroit avec sa planification stratégique 2015-2020 adoptée par l’assemblée générale en septembre 2015.

Ce nouveau modèle avait pour objectifs de préciser la vision de développement des cinq prochaines années et de clarifier les choix de développement opérationnels du CCSR. Il comporte dix recommandations et onze fiches projets, et traite de plusieurs enjeux institutionnels dont la composition du conseil d’administration, les frais de gestion et la remise, le nom de l’organisme, la place du CCSR dans le domaine des solutions technologiques, la culture entrepreneuriale du CCSR et la diversification de son offre de services.

Les dix recommandations du modèle d’affaires ont été approuvées par le conseil d’administration du CCSR le 16 novembre 2016, et le modèle d’affaires a été présenté lors d’un dîner offert aux membres le 22 février 2017. Un plan de communication a été déployé dans les jours suivants, afin de s’assurer que les intervenants et partenaires aient reçu l’information.

Toutes les recommandations sont en cours de mise en oeuvre, et les fiches projets se déploieront au cours des prochains mois selon le calendrier prévu.

Nouvelle identité visuelle et nouveau nom du CCSR

Le conseil d’administration du CCSR a confirmé le 27 avril dernier le choix du nom que portera le CCSR à partir de l’automne 2017-2018 : Collecto.

Les membres du CCSR, réunis en assemblée générale extraordinaire le 29 mai dernier, ont donné le feu vert à la demande de lettres patentes supplémentaires afin que le CCSR devienne officiellement Collecto. Ces dernières ont été créées par le Registraire des entreprises du Québec le 22 juin 2017.

L’entrée en vigueur officielle de la nouvelle identité ainsi que des nouvelles adresses Web et électroniques de l’organisation aura lieu à l’automne 2017, période qui coïncidera avec le 20e anniversaire de l’organisme.

Ce changement d’identité s’inscrit dans l’actualisation du modèle d’affaires du CCSR et traduit sa volonté d’être reconnu comme étant le principal regroupement de services du réseau de l’éducation.

Remise

En avril 2017, les organisations ayant participé aux ententes de groupe mises en place par le service des achats regroupés du CCSR en 2015-2016 ont chacune reçu une part des surplus réalisés par ce service durant cette même période, au prorata de leur participation. Le montant global de cette remise en argent a été de 726 725 $.

Reliquats versés au dossier des assurances

Un montant global de 391 764 $ a été réparti au mois d’avril 2017 entre les 47 cégeps participants au fonds de franchise collectif portant sur la garantie des biens du Programme d’assurance de dommages des cégeps, selon leur quote-part de la prime payée.

Cette somme couvre les années 2008-2009 et 2014-2015. Il s’agit du 9^e reliquat versé aux cégeps depuis la mise en place du fonds de franchise, en 2003-2004.

Le fonds de franchise permet de couvrir les premiers déboursés des réclamations en biens et de diminuer ainsi le risque des assureurs. C’est ce qui permet au CCSR d’obtenir pour les collèges, année après année, des taux aussi concurrentiels que constants.

Création d’un nouveau poste : technicien en documentation

Dans le contexte de la mise en place d’un service de gestion électronique des documents, le CCSR a créé à l’automne 2016 un poste de technicien en documentation, avec un profil de gestion des archives. La personne titulaire de ce poste assure également une partie des activités reliées au système intégré de gestion de bibliothèque Koha.

Réduction du montant de la cotisation annuelle des membres

Dans le cadre de l’actualisation du modèle d’affaires du CCSR, le conseil d’administration a décidé de réduire de 1000 $ à 250 $ la cotisation annuelle des membres. Cette décision devrait être entérinée par l’assemblée générale en octobre 2017.

Création d’un Bureau de recherche en opportunités d’affaires (BROA)

Le CCSR a mis en place, à l’interne, un Bureau de recherche en opportunités d’affaires (BROA) composé d’employés de tous les services, à l’exclusion des cadres. Ce bureau effectue une veille informationnelle permettant au CCSR d’être informé le plus tôt possible d’éventuelles modifications réglementaires et législatives susceptibles d’avoir un impact sur sa clientèle, et des innovations dans le domaine de l’éducation qui pourraient conduire à l’apparition de nouveaux besoins.

L’objectif de ce bureau est d’aider le CCSR à toujours mieux servir sa clientèle en anticipant ses besoins et en développant de nouveaux services. Il permet aussi à l’organisme de faire valoir les idées et les points de vue de l’ensemble de ses employés dans un souci de reconnaissance de leurs compétences et de valorisation de leurs talents.

Analyse des processus administratifs

Une analyse des processus administratifs du CCSR a été effectuée par un consultant dans le but d’implanter un outil de gestion et de suivi des relations d’affaires. Le rapport à venir permettra de mettre en évidence d’éventuels changements à apporter dans nos processus de gestion financière, et dans la gestion de nos comptes clients, ceci dans la perspective d’une reddition de compte plus stricte exigée du gouvernement.

Réalisation d’un audit sur la gestion financière

Le CCSR a fait réaliser un audit sur sa gestion financière. Le mandat comportait deux volets, l’un sur la gestion du solde de fonds en fonction du statut juridique et des obligations du CCSR, et l’autre sur le modèle de tarification des services du CCSR, en fonction de ses objectifs d’autofinancement et de développement.

Les résultats de l’audit ont permis au directeur général du CCSR de déposer ses recommandations ainsi qu’un plan d’action au conseil d’administration. Le plan d’action sera mis en œuvre au cours de l’année 2017-2018.

[1] Dossier négocié pour la première fois en 2016-2017.

[2] Dossier négocié en 2016-2017 dont les ententes entrent en vigueur en 2017-2018.

Roger SYLVESTRE, président
Directeur général du Cégep de Saint-Hyacinthe

• Marc CARDINAL, directeur des ressources matérielles et technologies de l’information
  Cégep régional de Lanaudière
• Mathieu CORMIER, directeur général
  Cégep de Saint-Laurent
• Guy DUMAIS, directeur général
  Collège Shawinigan

• Isabelle GÉLINAS, directrice générale
  Commission scolaire des Affluents
• Carol HEFFERNAN, directrice générale adjointe
  Commission scolaire Lester B. Pearson

• Guy LAPERRIÈRE, directeur général
  CCSR

• Nadine LE GAL, directrice générale
  Cégep de St-Jérôme
• Gilles PERRON, directeur des ressources humaines et secrétaire général,
  Cégep Marie-Victorin

• Bernard TREMBLAY, président-directeur général
  Fédération des cégeps
• Daniel VIGEANT, directeur de l’informatique et des TIC
  Collège Lionel-Groulx
• Frédéric POTOK, directeur de la gouvernance et de la gestion des ressources informationnelles dans les réseaux (observateur)
  Ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur
• Christine BARBE, directrice générale (invitée)
  Fédération des commissions scolaires du Québec
• 1 poste vacant

Mouvements en cours d’année

• Arrivées d’Isabelle Gélinas, Carol Heffernan, Nadine Le Gal, Frédéric Potok et de Christine Barbe
• Départ de Claude Pouliot, directeur général de la Commission scolaire des Laurentides
• Départ de Kenneth Robertson, directeur général du Champlain Regional College
• Départ d’Yves-Michel Volcy, directeur général de la Commission scolaire de Laval

Guy LAPERRIÈRE, directeur général

• Marjorie BARRY-VILA, technicienne en documentation, solutions technologiques
• Sylvie BEAUDET, technicienne en approvisionnement, service des achats regroupés
• Alexandre BRETON, technicien aux archives, solutions technologiques
• Nathalie BILODEAU, agente administrative, achats regroupés
• Chantal CHARBONNEAU, conseillère en gestion de contrats, achats regroupés
• David DELISLE, conseiller en gestion de contrats, achats regroupés
• Sylvie DION, conseillère en gestion de contrats, achats regroupés
• Marie-Joëlle DOIRON (en remplacement d’Élise CORBEIL), agente administrative, services professionnels et direction générale
• Catherine DUFORT, responsable, services-conseils et perfectionnement
• Marie-Josée LAPOINTE-TURCOTTE, technicienne en approvisionnement, achats regroupés
• Anthony LAQUERRE, coordonnateur, solutions technologiques
• Danielle LAVOIE, conseillère en communication
• Louise LESSARD, chargée de projets spéciaux, achats regroupés
• Claudia MARTEL (en remplacement d’Olivia WEYLAND), services-conseils et perfectionnement
• Élyse MORIN, technicienne en informatique, solutions technologiques
• Catherine PARENT, coordonnatrice, services professionnels et administratifs
• Cynthia PAQUETTE, technicienne en administration, solutions technologiques
• Martine PÉPIN, conseillère en gestion de contrats, achats regroupés
• Serge TARDIF, directeur, gestion contractuelle et achats regroupés

En congé parental au 30 juin 2017

• Élise CORBEIL;
• Olivia WEYLAND.

Achats regroupés

Comité du service des achats regroupés (COSAR)

• Marc Cardinal, Cégep régional de Lanaudière (président)
• François Bergeron, Commission scolaire des Hautes-Rivières
• Stéphane Bilodeau, Commission scolaire du Pays-des-Bleuets
• Caroline Chagnon, Collège de Maisonneuve
• Sylvain Maher, Cégep de Saint-Jean-sur-Richelieu
• Daniel Ross, Cégep de Saint-Hyacinthe
• Serge Tardif, CCSR
• Joël Thériault, Commission scolaire des Samares
• Daniel Vigeant, Collège Lionel-Groulx

Comité d’utilisateurs

Équipements informatiques usagés

• Daniel Beaumier, Commission scolaire des Samares
• Yves Béthencourt, Commission scolaire des Draveurs
• Pierre Daoust, Commission scolaire des Navigateurs
• Samuel Desjardins-Drapeau, Commission scolaire de Kamouraska-Rivière-du-Loup
• Israël Gauthier, Commission scolaire des Sommets

Cartouches d’impression originales

• Isabelle Benoit, Collège Ahuntsic
• Catherine Leblanc, Cégep de l’Outaouais

Fournitures et accessoires de bureau

• Laurent Cabana, Commission scolaire du Chemin du Roy
• Catherine Leblanc, Cégep de l’Outaouais

Équipements audiovisuels

• David Blain, Cégep Marie-Victorin
• Brigitte Bond, Cégep régional de Lanaudière
• Claudia Ortiz, Cégep de l’Outaouais

Fournitures d’entretien ménager

• Francis Bélanger, Cégep Régional de Lanaudière
• Isabelle Bernier Turgeon, Cégep Saint-Jean-sur-Richelieu
• Yves Langlois, Université du Québec à Montréal
• Nicolas Lapointe, Cégep de Chicoutimi
• Martin Proulx, Commission scolaire des Bois-Francs
• Nathalie Pelchat, Cégep de Saint-Jérôme

Édilex

• Brigitte Bond, Cégep Régional de Lanaudière
• Pierre Girard, Cégep Garneau
• Craig McAlpine, Commission scolaire New Frontiers
• Jennifer Racine, Collège Montmorency

Protection incendie

• Guy Cadorette, Commission scolaire des Patriotes – ressources matérielles, coordonnateur
• Julie Rozon, Commission scolaire des Draveurs – ressources matérielles, coordonnatrice

Fournitures médicales

• Mélanie Baillargeon, Cégep du Vieux-Montréal
• Johanna Bisson, CS de la Région-de-Sherbrooke
• Pascal Fortin, CS de la Région-de-Sherbrooke
• Julie Gagné, Cégep Garneau
• Pierre Girard, Cégep Garneau
• Claire Maisonneuve, Cégep de l’Abitibi-Témiscamingue
• Chantal Picard, Cégep Garneau

Gaz naturel

• Réjean Bédard, Cégep de Sainte-Foy
• Paul Delorme, Cégep de Saint-Jérôme
• Pierre Deschênes, Cégep Marie-Victorin
• Hugo Lavoie, Commission scolaire de la Rivière-du-Nord
• Yves Monette, Cégep de Saint-Laurent
• François Talbot, Cégep Beauce-Appalaches
• Michel Verreault, Commission scolaire de la Riveraine

Fournitures et équipements électriques

• Alain Michaud, Cégep de Saint-Jérôme
• Marc Vincent, Commission scolaire des Sommets

Vidéosurveillance et contrôle d’accès

• Marc-André Comtois, Commission scolaire de la Seigneurie-des-Milles-Îles
• Pierre Deschênes, Cégep Marie-Victorin
• Craig Mc Alpine, Commission scolaire New Frontier

Mannequins simulateurs de patients haute-fidélité

• Isabelle Beaulieu, Cégep Garneau (Phase 2)
• Lisette Buteau, Cégep Garneau (Phase 2)
• Luc Grenier, Collège Shawinigan (Phase 1)
• Sylvie Maltais, Cégep de Chicoutimi (Phase 2)
• Robyn Marcotte, Cégep de l’Outaouais (Phase 1 et 2)
• Manon Ouellet, Cégep de Sherbrooke (Phase 1)
• Sylvain Poulin, Cégep de Limoilou (Phase 1 et 2)
• Isabelle Rioux-Lévesque, Cégep Garneau (Phase 2)

Solutions technologiques

Comité d’usagers, logiciel de gestion des produits dangereux Véga

• Suzie Cloutier, Cégep de Trois-Rivières
• Steve Gauthier, Cégep de l’Abitibi-Témiscamingue
• Cynthia Jacob, Cégep de Saint-Jean-sur-Richelieu
• Steve Lussier, Cégep de Saint-Jérôme
• Vanessa Pelletier, Collège de Rosemont
• Amélie Poitras-Larivière, Commission scolaire de Laval
• Véronique Rivest, Cégep régional de Lanaudière
• Michel Beauchesne, Collège de Rosemont (consultant)
• Serge Pelletier (consultant)

Services aux bibliothèques

Comité des pilotes, logiciel de gestion de bibliothèque Koha

• Abdelkader Achouri, Collège Ahuntsic
• Anick Arsenault, Cégep de Matane
• Dominique Boily, Cégep régional de Lanaudière
• Josée Corriveau, Collège de Rosemont
• Marilyne Côté, Cégep Édouard-Montpetit
• Hélène De Celles, Cégep de la Gaspésie et des Îles
• Sylvie Dubé, Cégep Lévis-Lauzon
• Roseline Dufault, Cégep de Sorel-Tracy
• Laïla Ferris, Collège d’Alma
• Jean-Francois Fortin, Cégep de Drummondville
• Bernard Gagnon, Cégep Saint-Félicien
• Claire Giroux, Cégep de Sainte-Foy
• Sylviane Houle, Cégep de Saint-Hyacinthe
• Hélène Jeannotte, Cégep de Jonquière
• Marc Julien, Cégep de Limoilou
• Nancie Lamontagne, Cégep Édouard-Montpetit
• France Landry, Collège Shawinigan
• Alexandra Lavallée, Cégep de Limoilou
• Josée Lavallée, Collège de Valleyfield
• Philippe Lavigueur, Collège Montmorency
• Josée Leblanc, Cégep de Trois-Rivières
• Ariane Legault-Venne, Cégep du Vieux-Montréal
• Marlène Létourneau, Cégep Garneau
• Anne Ouellet, Cégep de Chicoutimi
• Diane Ouellet, Cégep de Rivière-du-Loup
• Frédéric Pellerin, Cégep régional de Lanaudière
• Francine Pelletier, Cégep de Sherbrooke
• Suzie Roy, Cégep Saint-Jean-sur-Richelieu
• Josiane Sauvé, Cégep de Lionel-Groulx
• Edy Savescu, Cégep de Victoriaville
• Raymonde Trudel, Cégep de Saint-Jérôme
• Isabelle Vadeboncoeur, Cégep régional de Lanaudière

Services-conseils

Comité d’utilisateurs pour les tests préalables à l’embauche

• Nancy Chrétien, secrétaire générale et directrice des ressources humaines, Champlain Regional College
• Christianne Kaddis, coordonnatrice des ressources humaines, Collège Montmorency
• Caroline Pepin, secrétaire générale et coordonnatrice des ressources humaines, Cégep de Sorel-Tracy
• Rebecca Marie Ruiz Cuerno, conseillère en ressources humaines, Collège de Rosemont
• François Massicotte, gestionnaire en ressources humaines, Cégep de Sainte-Foy

Santé et sécurité

Comité de régie de la mutuelle en santé et sécurité

• Isabelle Collin, Cégep de Trois-Rivières (présidente)
• Marc Cardinal, Cégep régional de Lanaudière
• Nicholas Dugal, Cégep de Saint-Laurent
• Sandra Dumont, Cégep Garneau
• Chantal Henri, Cégep de Saint-Jérôme
• Catherine Parent, CCSR
• Vicky Turcotte, Cégep de Thetford