Architecture d’information dans Microsoft 365 : adapter SharePoint à votre contexte organisationnel

Description 

Considérant les exigences gouvernementales envers les organismes publics, de plus en plus de cégeps et de centres de services scolaires utilisent Microsoft 365 pour la gestion de leur document au quotidien. Toutefois, le fonctionnement de ces plateformes et les pratiques qui en découlent doivent évoluer par rapport à celles utilisées dans les répertoires de dossiers sur serveurs. 

Il devient donc impératif pour vous, personnel professionnel de l’information, de repenser l’organisation de ces espaces dans votre établissement. Ultimement, leur architecture doit correspondre à vos processus administratifs, être conforme à vos obligations légales et offrir un environnement convivial pour vos utilisateurs. 

La présente formation vous permettra d’acquérir les notions conceptuelles pour structurer ces nouveaux espaces dans SharePoint et vous présentera les manipulations techniques nécessaires à leur mise en place. 

Objectifs d’apprentissage

• Associer les notions conceptuelles d’architecture d’information à l’environnement SharePoint. 
• Intégrer les meilleures pratiques de gestion documentaire directement dans la structure d’information. 
• Paramétrer un site SharePoint. 

Clientèle visée 

Cette formation est destinée au : 

• Personnel responsable de la gestion des documents;
• Archivistes; 
• Analystes en gestion de l’information et des archives; 
• Techniciennes ou techniciens en documentation; 
• Autres personnes ayant accès aux centres d’administration Microsoft 365. 

Personnel TI travaillant avec Microsoft 365 

• Techniciennes-analystes ou techniciens-analystes; 
• Analystes d’affaires; 
• Chargées ou chargés de projet. 

Préalables

Toute personne qui souhaite participer à cette formation doit :  

• Avoir accès à un ordinateur, avec un micro et une caméra; 
• Avoir accès à l’environnement Microsoft 365 et idéalement aux centres d’administration Microsoft 365 et SharePoint; 
• Maîtriser les fonctionnalités de base de SharePoint et Teams.   

Contenu de la formation

• Les bonnes pratiques de gestion de l’information dans SharePoint; 
• La construction et la documentation d’une architecture d’information personnalisée à votre organisation; 
• La création et le paramétrage des sites et des équipes, en fonction des besoins des utilisateurs ainsi que des exigences de conformité; 
• Les fonctionnalités des centres d’administration de Microsoft 365 et SharePoint utiles à la gestion de l’information. 

Approche pédagogique  

• Exposés magistraux;
• Exercices pratiques et des simulations.

Équipe de formation

Notre équipe expérimentée et multidisciplinaire, forte d’une connaissance approfondie du réseau de l’éducation, offre un accompagnement personnalisé alliant expertise technique et maîtrise des enjeux légaux. Notre approche permet aux organisations de structurer, d’optimiser et d’automatiser leur gestion de l’information au moyen de services adaptés. Que ce soit pour encadrer l’utilisation de M365, soutenir des projets TI liés à la gouvernance de l’information ou améliorer les processus documentaires, nous vous aidons à respecter vos obligations de conformité, tout en gagnant en efficacité et en simplicité. 

Durée 

Une (1) séance d’une (1) heure et trente (30) minutes.