Séances collectives

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Formule sur mesure

Cette formation peut être adaptée aux besoins de votre équipe.

Renseignements

Description 

Au cours de cette formation, vous apprendrez à concevoir des architectures d’information dans SharePoint selon les meilleures pratiques de gestion documentaire. En plus de vous familiariser avec les bases de l’administration de Microsoft 365, vous serez outillés afin de créer et structurer vos environnements SharePoint selon vos besoins.

Vous apprendrez également comment gérer les accès à vos ressources documentaires dans Microsoft 365, SharePoint et Teams, selon les bonnes pratiques en sécurité de l’information. Vous aborderez notamment les rôles administrateurs indispensables à la gestion documentaire dans Microsoft 365.

Objectifs d’apprentissage

  • Comprendre la logique de création d’une architecture pour le classement des documents dans SharePoint selon les meilleures pratiques de gestion documentaire.
  • Comprendre les bases du paramétrage d’un site SharePoint.
  • Être en mesure de gérer :
    • Les rôles administrateurs;
    • L’accès aux contenus dans SharePoint et Teams, aussi bien à partir de l’interne de votre organisation que de l’externe;
    • Les stratégies de partage de documents.

Clientèle visée 

Cette formation est destinée aux personnes amenées à paramétrer Microsoft 365 (particulièrement SharePoint et Teams) et qui ont ou auront accès aux centres d’administration :

  • Personnel responsable de la gestion des documents :
    • Archivistes;
    • Analystes en gestion de l’information et des archives;
    • Techniciennes ou techniciens en documentation;
    • Autres personnes ayant accès aux centres d’administration.
  • Personnel TI travaillant avec Microsoft 365 :
    • Techniciens-analystes;
    • Analystes d’affaires;
    • Chargées ou chargés de projet TI.

Préalables

Chaque personne participante doit :

  • Avoir accès à un ordinateur, avec un micro et une caméra;
  • Avoir accès à l’environnement Microsoft 365 et, si possible, aux centres d’administration Microsoft 365 et SharePoint;
  • Maîtriser les fonctionnalités de Microsoft 365, SharePoint et Teams.

Contenu de la formation

Séance 1

  • Utiliser certaines fonctionnalités des centres d’administration de Microsoft 365 et SharePoint;
  • Créer des sites et des équipes à partir des besoins des utilisateurs et des exigences de conformité;
  • Construire des sites SharePoint intuitifs pour les personnes utilisatrices;
  • Créer les espaces de gestion documentaire dans les sites SharePoint.

Séance 2

  • Comprendre les différentes méthodes d’accès aux applications dans Microsoft 365;
  • Comprendre la gestion des accès dans SharePoint et Teams;
  • Comprendre l’attribution des rôles administrateurs pour la gestion documentaire dans Microsoft 365;
  • Comprendre les stratégies de partage.

Approche pédagogique  

  • Présentation magistrale;
  • Démonstrations interactives;
  • Exercices de réflexion.

Équipe de formation

Cette formation est proposée par l’équipe de gestion intégrée des documents (GID) de Collecto. Nos conseillères et conseillers en gestion de l’information et des archives sont spécialisés dans l’analyse et l’optimisation des pratiques de gestion documentaire dans le milieu de l’éducation. À travers ses différents mandats, notre équipe travaille avec les outils Microsoft 365, au sujet desquels elle a développé une solide expertise.

Notre équipe GID accompagne vos équipes dans le paramétrage et l’utilisation efficace de ces outils, tout en s’assurant de trouver le juste équilibre entre le respect des exigences légales, les réalités opérationnelles des utilisateurs et utilisatrices au quotidien et l’application des meilleures pratiques de gestion documentaire.

Durée 

Deux (2) séances d’une (1) heure et trente (30) minutes.

Formations connexes

Maîtriser le classement et la recherche d’information dans SharePoint