Formation
Maîtriser le classement et la recherche d’information dans SharePoint
Séance collective
Description
La gestion des documents au sein des établissements d’enseignements peut rapidement devenir un casse-tête. En effet, retrouver aisément de l’information parmi le nombre exponentiel de dossiers et de fichiers générés dans un environnement de travail est souvent synonyme de perte de temps et d’énergie.
Au cours de cette formation, vous apprendrez à utiliser différentes méthodes de classement de données dans l’environnement SharePoint. Vous découvrirez également plusieurs astuces pour repérer plus facilement les documents que vous recherchez dans vos espaces de travail. Grâce à ces acquis, vous serez en mesure de travailler plus efficacement dans SharePoint et de soutenir vos collègues dans leur utilisation de cet outil.
Objectifs d’apprentissage
- Maîtriser les différentes méthodes de classement documentaire dans SharePoint.
- Être mieux outillé pour effectuer des recherches de documents dans vos espaces de travail.
- Connaître des fonctionnalités de SharePoint qui permettent de gagner en efficacité et de respecter des exigences liées à la gestion documentaire.
Clientèle visée
Cette formation est destinée aux utilisateurs quotidiens de Microsoft 365 œuvrant dans le réseau de l’éducation et souhaitant améliorer leurs compétences de base en gestion documentaire dans SharePoint.
Préalables
Chaque personne participante doit :
- Avoir accès à un ordinateur, avec un micro et une caméra;
- Avoir accès à l’environnement Microsoft 365;
- Connaître les manipulations de base des documents dans SharePoint et Teams;
- Avoir un minimum d’expérience de travail (1-2 ans) avec l’environnement Microsoft 365.
Contenu de la formation
Séance 1
- Comprendre les divers éléments d’un site SharePoint;
- Classer les documents dans différentes bibliothèques de documents;
- Exploiter les listes;
- Utiliser des pages;
- Améliorer l’expérience utilisateur sur les pages.
Séance 2
- Découvrir des astuces de recherche;
- Créer et utiliser les métadonnées;
- Créer et utiliser les affichages.
Approche pédagogique
- Présentation magistrale;
- Exposés interactifs;
- Exercices.
Équipe de formation
Cette formation est proposée par l’équipe de gestion intégrée des documents (GID) de Collecto. Nos conseillères et conseillers en gestion de l’information et des archives sont spécialisés dans l’analyse et l’optimisation des pratiques de gestion documentaire dans le milieu de l’éducation. À travers ses différents mandats, notre équipe travaille avec les outils Microsoft 365 au sujet desquels elle a développé une solide expertise.
Notre équipe GID accompagne vos équipes dans le paramétrage et l’utilisation efficace de ces outils tout en s’assurant de trouver le juste équilibre entre le respect des exigences légales, les réalités opérationnelles des utilisateurs et utilisatrices au quotidien et l’application des meilleures pratiques de gestion documentaire.
Durée
Deux (2) séances d’une (1) heure et trente (30) minutes.