Microsoft 365 – Exploitation des métadonnées

Description 

Au cours de cette formation, vous découvrirez comment les métadonnées (dans l’environnement M365) sont de puissantes alliées pour optimiser vos processus et travailler efficacement au quotidien. À l’aide d’exemples tirés du milieu de l’éducation québécois et de cas d’utilisation des métadonnées (ex. : tableau de bord simple pour suivi administratif, affichage personnalisé par poste de travail, alerte simple, etc.), vous explorerez comment appliquer une gestion efficace des métadonnées. Amorcez dès maintenant la mise en place d’une culture organisationnelle d’exploitation et de valorisation des données en suivant cette formation! 

Objectifs  d’apprentissage

• Connaître et être en mesure d’utiliser les fonctionnalités avancées d’utilisation et d’exploitation des métadonnées dans l’environnement M365. 
• Devenir une personne de référence pour son équipe avec les métadonnées. 

Clientèle visée   

Cette formation est destinée aux membres du personnel dans le réseau de l’éducation :  

• possédant une bonne connaissance de SharePoint et l’environnement M365 et qui souhaite développer des compétences précises en matière de métadonnées; 
• qui maîtrisent les fonctionnalités de base des métadonnées; 
• Qui seront appelés à jouer un rôle de première ligne intermédiaire ou avancé d’appui dans son équipe ou organisation. 

Préalables

Chaque personne participante doit : 

• Avoir accès à un ordinateur, avec un micro et une caméra; 
• Avoir accès à l’environnement Microsoft 365 et, si possible, à un site SharePoint de type bac à sable (site de tests); 
• Connaître les fonctions de base de Microsoft Lists et des métadonnées dans une bibliothèque de documents; 
• Maîtriser les fonctionnalités de base : filtrer, regrouper, ajouter une colonne et renseigner une colonne de métadonnées; 
• Maîtriser les fonctionnalités de base de SharePoint. 

Contenu de la formation

• Planification et définition des rôles et responsabilités des membres de l’équipe;  
• Forces et faiblesses des métadonnées et de leur utilisation; 
• Sélection d’un outil d’exploitation des métadonnées : Lists ou site SharePoint; 
• Mise en forme conditionnelle; 
• Utilisation des automatismes de base;  
• Rechercher une métadonnée; 
• Colonne calculée. 

Approche pédagogique

• Présentation magistrale;
• Démonstrations interactives;
• Exercices de réflexion.

Équipe de formation

Cette formation est proposée par l’équipe de gestion intégrée des documents (GID) de Collecto. Nos conseillères et conseillers en gestion de l’information et des archives sont spécialisés dans l’analyse et l’optimisation des pratiques de gestion documentaire dans le milieu de l’éducation. À travers ses différents mandats, notre équipe travaille avec les outils Microsoft 365, au sujet desquels elle a développé une solide expertise.

Notre équipe GID accompagne vos équipes dans le paramétrage et l’utilisation efficace de ces outils, tout en s’assurant de trouver le juste équilibre entre le respect des exigences légales, les réalités opérationnelles des utilisateurs et utilisatrices au quotidien et l’application des meilleures pratiques de gestion documentaire. 

Durée

Une (1) séance de une (1) heure et trente (30) minutes.