Microsoft 365 – Structurer et diffuser de l’information avec les sites de communication SharePoint

Description 

Votre organisation a déjà créé des sites de communication de style intranet dans l’objectif de diffuser largement et efficacement des informations à vos différentes communautés ?  Les difficultés de recherche et la complexité de l’expérience utilisateur sont toutefois des freins à l’adhésion des publics cibles ? Cette formation vous présentera toutes les étapes à couvrir ainsi que les meilleures pratiques pour la mise en place d’un intranet aligné avec les besoins organisationnels et apprécié par les utilisateurs. 

Au cours de celle-ci, vous vous familiariserez avec les éléments essentiels à considérer pour mieux gérer la diffusion de l’information dans Microsoft 365 à l’aide des sites de communication SharePoint. Vous en apprendrez plus sur leur utilisation et leur place dans l’écosystème M365, notamment pour vous permettre de mieux contrôler et de maintenir la diffusion de l’information à travers le temps, le tout pour une expérience utilisateur optimale. 

Objectifs  d’apprentissage

• Comprendre le rôle des sites de communication et leur place dans l’écosystème Microsoft 365. 
• Connaître les bonnes pratiques de la chaîne de traitement des documents dans un cadre de diffusion dans SharePoint. 
• Comprendre la sécurité appliquée dans les sites de communication. 
• Connaître les différents composants webparts. 
• Être en mesure d’améliorer l’expérience des utilisateurs. 

Clientèle visée   

Cette formation est destinée au personnel responsable de la gestion des documents et au personnel TI travaillant avec Microsoft 365.

• Personnel responsables des communications :
  • Personnes conseillères;
  • Analystes;
  • Techniciennes ou techniciens.
• Personnel TI travaillant avec Microsoft 365 :
  • Techniciennes ou techniciens analystes;
  • Analystes d’affaires;
  • Chargées ou chargés de projet TI.
• Personnel responsable de la gestion des documents :
  • Archivistes;
  • Analystes en gestion de l’information et des archives.
• Autres personnes ayant accès aux centres d’administration et responsable de la mise en place d’un intranet.

Préalables

Chaque personne participante doit : 

• Avoir accès à un ordinateur, avec un micro et une caméra; 
• Avoir accès à l’environnement Microsoft 365 et, si possible, aux centres d’administration Microsoft 365 et SharePoint; 
• Maîtriser les fonctionnalités de SharePoint et Teams 

Contenu de la formation

Séance 1 – Structurer la diffusion de l’information avec les sites SharePoint de communication 

•  Écosystème Microsoft 365 et sites de communications : 
  • Relations entre les outils M365; 
  • Architecture des sites de communication; 
  • Sécurité dans les sites de communication.  
• Bonification de l’expérience utilisateur – Partie 1 :
  • Apparence et harmonisation graphique; 
  • Navigation; 
  • Pages de site ; 
  • Bibliothèques.

 Séance 2 – Contrôler et maintenir la diffusion de l’information avec les sites SharePoint de communication 

• Chaîne de traitement des documents et rôles et responsabilités : 
  • Normalisation de la documentation; 
  • Dépôt; 
  • Recherche, consultation et ciblage d’audience; 
  • Assurance qualité.
• Bonification de l’expérience utilisateur – Partie 2 : 
  • Composants Webpart; 
  • Intégrations; 
  • Métadonnées;  
  • Affichages. 

Approche pédagogique

• Présentation magistrale;
• Exposés interactifs;
• Exercices.

Équipe de formation

Cette formation est proposée par l’équipe de gestion intégrée des documents (GID) de Collecto. Nos conseillères et conseillers en gestion de l’information et des archives sont spécialisés dans l’analyse et l’optimisation des pratiques de gestion documentaire dans le milieu de l’éducation. À travers ses différents mandats, notre équipe travaille avec les outils Microsoft 365, au sujet desquels elle a développé une solide expertise.

Notre équipe GID accompagne vos équipes dans le paramétrage et l’utilisation efficace de ces outils, tout en s’assurant de trouver le juste équilibre entre le respect des exigences légales, les réalités opérationnelles des utilisateurs et utilisatrices au quotidien et l’application des meilleures pratiques de gestion documentaire. 

Durée

Deux (2) séances de une (1) heure et trente (30) minutes.