Moderniser et optimiser ses outils de gestion documentaire

Description 

Cette formation offre un survol complet du plan de classification et du calendrier de conservation, deux outils obligatoires dans le milieu de l’éducation. Elle vous permettra de mieux comprendre le contexte règlementaire, les opportunités d’optimisation et les enjeux organisationnels inhérents à leur application. De plus, il s’agit d’un excellent point de départ avant de se lancer dans un projet de refonte ou de mise à niveau de ces outils. Cette formation se fonde sur l’expertise et l’expérience d’accompagnement cumulées dans les cégeps, centres de services scolaires et établissements d’enseignement privés.

Objectifs

• Connaître les exigences règlementaires liées aux outils et leurs impacts.
• Comprendre leur application dans mon organisation et les spécificités dans le milieu de l’éducation.
• Optimiser leur utilisation pour mon organisation.

Clientèle visée 

Cette formation est destinée aux secrétaires généraux et aux direction des affaires corporatives, ainsi qu’à tout autre membre de leur équipe de gestion documentaire. Ces personnes sont amenées dans leurs fonctions à sensibiliser les membres du personnel aux exigences liées à la gestion documentaire, à l’accès à l’information, à la sécurité de l’information ou à la protection des renseignements personnels.

Cette formation vise également tout nouvelle personne travaillant au sein du secrétariat général ou la direction des affaires corporatives souhaitant se familiariser avec le cadre règlementaire d’un cégep, d’un centre de services scolaire ou d’un établissement d’enseignement.

Préalables  

Aucun.

Contenu de la formation 

• Introduction aux définitions, aux exigences règlementaires et à leurs impacts;
• Déchiffrer efficacement un plan de classification et un calendrier de conservation dans une optique d’architecture SharePoint;
• Mettre à niveau et intégrer son calendrier de conservation au système GALA (BAnQ);
• Partage d’expérience et spécificités dans le milieu de l’éducation;
• Enjeux organisationnels liés à la mise à jour et l’application.

Approche pédagogique  

• Présentation magistrale;
• Exposés interactifs;
• Exercices de réflexion.

Équipe de formation

Notre équipe expérimentée et multidisciplinaire, forte d’une connaissance approfondie du réseau de l’éducation, offre un accompagnement personnalisé alliant expertise technique et maîtrise des enjeux légaux. Notre approche permet aux organisations de structurer, d’optimiser et d’automatiser leur gestion de l’information au moyen de services adaptés. Que ce soit pour encadrer l’utilisation de M365, soutenir des projets TI liés à la gouvernance de l’information ou améliorer les processus documentaires, nous vous aidons à respecter vos obligations de conformité, tout en gagnant en efficacité et en simplicité.   

Durée 

Une (1) séance de deux (2) heures.