Sites de communication SharePoint : structurer et diffuser l’information organisationnelle

Description 

Dans les organisations du milieu de l’éducation, l’intranet joue un rôle central pour la diffusion de l’information et de la documentation auprès du personnel. Pour ce faire, différents systèmes coexistent, mais les sites de communication SharePoint intégrés à la suite Microsoft 365 tendent à s’imposer comme la solution de référence.  

Pour le personnel responsable de la diffusion appelé à utiliser Sharepoint, il est primordial de maîtriser l’écosystème M365 et d’instaurer des processus de diffusion simples et efficaces. Il importe également d’établir une structure d’information à la fois conviviale, visuellement attrayante et qui facilite le repérage des documents. 

Cette formation vous servira de guide pour la conception, le développement et le maintien d’un intranet aligné sur les besoins organisationnels, apprécié des utilisateurs et conforme aux meilleures pratiques de gestion de l’information. 

Objectifs  d’apprentissage

• Créer des sites de communication SharePoint et les relier. 
• Appliquer la sécurité dans les sites de communication SharePoint. 
• Créer une page, une bibliothèque de document et une colonne de métadonnées. 
• Renseigner les colonnes de métadonnées. 
• Appliquer des filtres et enregistrer des affichages. 
• Paramétrer le centre de marque et personnaliser le visuel des espaces de diffusion. 
• Choisir une solution de dépôt et de mise à jour des documents. 
• Documenter les rôles et responsabilités des personnes impliquées dans la gestion de l’intranet. 
• Normaliser la documentation. 

Clientèle visée   

Cette formation est destinée à toutes les catégories de personnel qui interviennent dans les opérations de conception et de gestion d’espaces de diffusion d’un établissement du réseau de l’éducation. 

Préalables

Toute personne qui souhaite participer à cette formation doit : 

• Avoir accès à un ordinateur individuel, avec une caméra et un micro fonctionnels; 
• Avoir accès à l’environnement Microsoft 365 et, si possible, aux centres d’administration Microsoft 365 et SharePoint; 
• Maîtriser les fonctionnalités de base de SharePoint et Teams. 

Contenu de la formation

Séance 1 – Structurer la diffusion de l’information avec les sites SharePoint de communication 

• Définition d’un intranet et distinction avec les autres plateformes; 
• Rôles et avantages d’un intranet; 
• L’intranet dans l’écosystème M365; 
• Architecture d’information; 
• Sécurité dans les sites de communication; 
• Apparence et harmonisation graphique; 
• Présentation d’un exemple de portail de diffusion destiné aux membres du personnel. 

 Séance 2 – Contrôler et maintenir la diffusion de l’information avec les sites de communication SharePoint

• Processus de dépôt et de mise à jour de l’information; 
• Documentation des rôles et responsabilités; 
• Normalisation de la documentation; 
• Activation du ciblage d’audience; 
• Processus d’assurance-qualité; 
• Gestion des pages et des composants webparts; 
• Gestion des bibliothèques de documents; 
• Exploitation des métadonnées. 

Approche pédagogique

• Exposés interactifs; 
• Présentation d’un exemple d’intranet destiné aux membres du personnel réalisé avec des sites de communication SharePoint. 

Équipe de formation

Notre équipe expérimentée et multidisciplinaire, forte d’une connaissance approfondie du réseau de l’éducation, offre un accompagnement personnalisé alliant expertise technique et maîtrise des enjeux légaux. Notre approche permet aux organisations de structurer, d’optimiser et d’automatiser leur gestion de l’information au moyen de services adaptés. Que ce soit pour encadrer l’utilisation de M365, soutenir des projets TI liés à la gouvernance de l’information ou améliorer les processus documentaires, nous vous aidons à respecter vos obligations de conformité, tout en gagnant en efficacité et en simplicité.  

Durée

Deux (2) séances d’une (1) heure et trente (30) minutes.