Voûte numérique dans Microsoft 365 : une solution pérenne pour la conservation permanente des documents

Description 

En tant qu’organismes publics, les cégeps et les centres de services scolaires ont l’obligation légale de conserver un certain nombre de documents de façon permanente. Néanmoins, la conservation des documents numériques comporte des défis particuliers, notamment pour les organisations qui doivent composer avec ces enjeux sans être spécialisées en avec la science de l’archivistique. 

• Quels sont les meilleurs formats à utiliser ? 
• Comment s’assurer de conserver le contexte nécessaire autour du document ? 
• Qui doit avoir accès à ces documents ?  

Différentes solutions informatiques sont proposées pour soutenir les organisations dans le respect de leurs obligations, mais demandent des coûts, de la formation et du support supplémentaires. Quelles sont les pistes de solutions possibles ? 

Et si on pouvait conserver nos documents de façon permanente à l’aide des solutions que nous utilisons déjà, plus particulièrement Microsoft 365, sans acquérir de solution supplémentaire ? Lors de ce webinaire, nous amènerons quelques éléments de réflexion et pistes de solutions sur la mise en place d’un espace de conservation des documents dans Microsoft 365.  

Objectifs  du webinaire

• Connaître les enjeux liés à la conservation à long terme des documents dans le milieu de l’éducation. 
• Identifier les exigences minimales pour la conservation permanente des documents. 
• Explorer les éléments à considérer pour la mise en place d’une voûte numérique dans SharePoint / Microsoft 365. 

Clientèle visée   

Ce webinaire est destiné aux gestionnaires du secrétariat général et à leur équipe, aux directions et aux analystes en technologie de l’information ainsi qu’au personnel archiviste et aux techniciens en documentation. 

Contenu 

• Résumé des obligations en matière de conservation des documents; 
• Standards internationaux concernant l’archivage des documents numériques; 
• Rôles et responsabilités liés à la gestion documentaire; 
• Formats de conservation des documents; 
• Gouvernance d’une voûte numérique dans SharePoint. 

Équipe de formation 

Notre équipe expérimentée et multidisciplinaire, forte d’une connaissance approfondie du réseau de l’éducation, offre un accompagnement personnalisé alliant expertise technique et maîtrise des enjeux légaux. Notre approche permet aux organisations de structurer, d’optimiser et d’automatiser leur gestion de l’information au moyen de services adaptés. Que ce soit pour encadrer l’utilisation de M365, soutenir des projets TI liés à la gouvernance de l’information ou améliorer les processus documentaires, nous vous aidons à respecter vos obligations de conformité, tout en gagnant en efficacité et en simplicité.   

Durée

Une (1) séance de quarante-cinq (45) minutes.