Agent administratif ou agente administrative – Achats regroupés et service aux membres

Vous avez un sens inné du service à la clientèle? Vous souhaitez devenir le pivot d’une équipe dynamique et participer au développement d’une organisation à but non lucratif qui propose des solutions aux enjeux administratifs, technologiques et humains du réseau de l’éducation? Vous avez envie de conditions de travail qui favorisent l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle? Collecto est à la recherche d’un agent administratif ou d’une agente administrative à son bureau de Québec!

Nature du travail

La personne titulaire de ce poste sera appelée à jouer un rôle central dans le service aux membres de Collecto et à accomplir différentes tâches pour soutenir l’équipe des achats regroupés du bureau de Québec :

• Service aux membres
  • Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques;
  • Assurer le premier niveau de service aux membres, documenter les demandes dans l’outil de suivi et assigner à ses collègues les demandes requérant une connaissance plus approfondie des dossiers;
  • Mettre à jour les contacts dans le logiciel de gestion de la relation client (CRM).
• Support à l’équipe des achats regroupés
  • Réviser et mettre en page des différents types de documents : avis aux membres, lettres, contrats, sondage, etc.);
  • Utiliser des outils Web pour la mise en ligne d’articles, la conduite de sondages et la prise de disponibilité;
  • Assurer le soutien administratif aux gestionnaires du service des achats regroupés, notamment la conception et la rédaction de projets de lettres, de comptes rendus, de présentations, etc.;
  • Assurer le soutien administratif aux travaux d’appels d’offres selon la planification établie par les conseillers en gestion contractuelle et les techniciens en approvisionnement;
  • Mettre à jour les données contractuelles liées aux comptes et contacts du service des achats regroupés dans le logiciel de gestion de la relation client (CRM);
  • Mettre à jour le portail en approvisionnement, assurer le contrôle des autorisations et répondre aux demandes en lien avec son utilisation;
  • Mettre à jour et intégrer des contenus dans des sites Web.
• Soutien administratif
  • Effectuer le suivi de la facturation, de la petite caisse et des comptes de dépenses;
  • Gérer l’inventaire et les commandes en fournitures de bureau;
  • Voir à l’organisation logistique des réunions et activités du bureau de Québec;
  • Effectuer la saisie de données statistiques et la compilation de sondages;
  • Effectuer le classement et l’archivage des dossiers.

Qualifications requises

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) dans un champ de spécialisation approprié ou une formation jugée équivalente;
• Au moins trois (3) années d’expérience pertinente;
• Posséder une excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Posséder un niveau fonctionnel de la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Maîtrise des logiciels suivants de la suite MS Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook;
• Atout : connaissance de WordPress, maîtrise de logiciels de gestion de la relation client (CRM), de service d’assistance (système de billetterie), de sondage (ex. : SurveyMonkey) et de prise de rendez-vous (ex. : Doodle);
• Habileté à la navigation et à la recherche sur Internet.

Profil recherché

• Sens aiguisé du service à la clientèle
• Autonomie, minutie et sens de l’adaptation
• Bon sens de l’organisation et de la gestion de ses priorités
• Curiosité et intérêt à tenir ses connaissances à jour
• Goût marqué pour l’utilisation des nouvelles technologies dans les communications
• Bon esprit d’équipe et aisance dans les relations interpersonnelles

Caractéristiques du poste

• Poste situé à Québec
• Poste régulier
• Poste à temps plein (35 heures par semaine)
• Salaire horaire : de 22,62 $ à 24,75 $, selon la scolarité et l’expérience
• Supérieur immédiat : directeur de la gestion contractuelle et des achats regroupés
• Entrée en fonction prévue : février 2019

Avantages

• Un programme d’avantages sociaux et un régime de retraite (RREGOP)
• Quatre semaines de vacances annuelles après un an
• Deux semaines de congés payés durant la période des fêtes
• Un horaire d’été
• Une généreuse couverture d’assurances collectives (soins de santé, soins de la vue, soins dentaires, assurance salaire, assurance vie)
• Différents programmes, notamment : perfectionnement, conciliation travail-famille et aide aux employés, remboursement de frais liés à la pratique d’une activité physique

Si ce poste vous intéresse, veuillez nous transmettre votre curriculum vitae et une lettre intérêt pour le poste au plus tard le 11 février 2019, à 9 h, en cliquant sur le bouton « Postuler ». Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature est retenue seront jointes.