Facilitation de rencontres collaboratives dans le réseau collégial

Description 

Vous êtes responsable de l’organisation et de l’animation d’une rencontre dont le sujet est complexe, voire épineux ? Plusieurs personnes clés sont attendues ? Les objectifs sont ambitieux et un résultat collectif doit voir le jour ? Vous avez probablement affaire à une rencontre ou à un processus collaboratif.  

Souvent incomprises ou mal aimées, les rencontres collaboratives sont pourtant essentielles au fonctionnement de nos cégeps. Demandant toutefois un niveau de préparation différent d’une rencontre de suivi ou de coordination, les rencontres collaboratives requièrent des réflexes d’animation permettant de mieux naviguer dans l’incertitude ou de composer avec un résultat imprévisible.    

Au cours de cette formation, réalisée en collaboration avec l’équipe des communautés de pratique de la Fédération des cégeps*, vous apprendrez à structurer efficacement les rencontres collaboratives, à les inscrire dans un processus plus large et à vous doter d’outils spécifiques à déployer stratégiquement.

*L’équipe d’animation des communautés de pratique de la Fédération des cégeps a accompagné la réalisation de cette formation et le volet asynchrone a été financé par la Fédération des cégeps.

Visionnez la capsule d’introduction de la formation, dans laquelle la formatrice Caroline Durand témoigne de l’importance d’être bien outillé pour animer des rencontres collaboratives et vous invite à découvrir les différents modules de la formation.

Objectifs  d’apprentissage

• Situer les rencontres collaboratives dans l’éventail des types de rencontres en milieu de travail.
• Connaître les étapes nécessaires à la planification et la préparation d’une rencontre collaborative.
• Reconnaître les particularités des relations entre les personnes participantes dans une rencontre en présence et à distance.
• Être outillé pour interagir avec des groupes dans des situations difficiles.
• S’approprier des éléments liés à la posture de facilitateur ou facilitatrice.

Clientèle visée   

• Les conseillers et conseillères pédagogiques assignés aux diplômes d’études collégiales (DEC), aux formations préuniversitaires et techniques;
• Les enseignantes et enseignants responsables de la coordination de programme ou de département;
• Les directions et directions adjointes.  

Contenu de la formation

Module 1 - Se préparer à animer une rencontre collaborative

• Distinguer les rencontres types et leurs objectifs respectifs;
• Reconnaître quand est-ce pertinent d’opter pour une rencontre et un processus collaboratif;
• Modèles : Diamant de la participation de Sam Kaner et pyramide inversée.

Module 2 - S’outiller pour générer un dialogue porteur de sens dans l’action

• Structurer et préparer une rencontre collaborative en trois phases (faire diverger, émerger et converger);
• Formuler les bonnes questions et s’appuyer sur des outils d’animation pertinents;
• Application Web : Miro.

Module 3 -Prendre soin de son équipe et de la relation (même à distance)

• Passer du réel au mode à distance : qu’est-ce qui change?; 
• Transposition de pratiques d’animation au mode à distance;
• Outil : guide virtuel adapté aux rencontres virtuelles.

Module 4 – Interagir avec des groupes dans des situations difficiles

• Navigation en eaux troubles : quoi faire/quoi être quand le contexte ou le groupe est difficile?;
• Études de cas.

Module 5 – Travailler sa posture comme facilitatrice ou facilitateur

• Quelles différences entre animer et faciliter?;
• Leçons apprises et clés pour la mise en pratique;
• Partages d’expériences;
• Outil : formulaire d’autoréflexion. 

Approche pédagogique

Les personnes participantes seront invitées à visionner une capsule vidéo avant chaque séance de travail synchrone avec la formatrice. Les séances de travail permettront de susciter la réflexion, d’offrir des occasions de partager et de développer un réseau d’entraide. Utilisation d’un tableau blanc interactif, des fiches synthèses et des suggestions de lectures soutiendront les apprentissages. De plus, des lectures seront proposées entre les rencontres afin de consolider ou d’enrichir les acquis. 

Formatrice

Caroline Durand est douée en communication. Au fil des années, celle-ci est devenue une véritable spécialiste des méthodes et pratiques visant la création de sens et la recherche de clarté dans des contextes et situations complexes et sensibles. Elle conçoit et anime des démarches, ateliers et processus collaboratifs où l’intelligence collective permet au groupe et à l’organisation d’évoluer.  

 Elle accompagne aussi des gestionnaires et des équipes spécifiques dans le développement d’une vision et d’une compréhension commune de leurs enjeux. Avant de se joindre au Groupe Dancause (en 2019), elle a œuvré pendant 10 ans à titre de consultante en développement organisationnel au sein de l’équipe Grisvert. Elle a su y accompagner et y faire atterrir des projets significatifs dans des organisations reconnues.  

 Passionnée d’éducation, elle a formé de nombreuses équipes en entreprise, a enseigné aux niveaux universitaire et collégial et a collaboré à l’écriture de l’ouvrage Théorie U – Changement émergent et innovation, publié par les Presses de l’Université du Québec. Elle détient un baccalauréat en communication sociale de l’UQTR et une maitrise en communication de l’UQAM. 

Formule et durée

• Format et durée en séances publiques (collectives) :
  • 5 séances de 75 minutes en webinaire sur la plateforme Zoom;
  • 5 capsules vidéo asynchrones d’une durée d’entre 10 et 20 minutes;
  • Une rencontre d’introduction en webinaire sur la plateforme Zoom d’une durée d’une heure pour se familiariser avec les outils de formation et l’environnement d’apprentissage;
  • Cette formation peut accueillir un maximum de 12 personnes participantes.
• Séance privée (sur mesure): en webinaire sur la plateforme ZOOM ou également disponible en présentiel.