Maîtriser la gestion de l’information dans sa boîte courriel Outlook

Description

Bien que la gestion de la boîte courriel Outlook puisse parfois être énergivore, voire irritante pour plusieurs, il est important de s’attarder aux enjeux de gestion de l’information qu’elle comporte, notamment en ce qui concerne la conformité aux exigences légales. Heureusement, il existe des solutions pour traiter efficacement ses courriels et les organiser de façon à les trouver plus rapidement, tout en s’assurant de prendre les bonnes mesures pour préserver l’information de valeur stratégique. Cette formation propose des outils et des astuces assurant une gestion optimale des courriels, permettant ainsi de réinvestir un temps précieux dans des tâches prioritaires. 

Objectifs d’apprentissage

Développer des habiletés permettant de :

• Limiter le nombre de courriels reçus;
• Comprendre la valeur de ses courriels et savoir comment en disposer;
• Organiser l’information de façon optimale;
• Prendre les mesures adéquates pour préserver ses courriels et/ou ses pièces-jointes.

Clientèle visée

Cette formation s’adresse à toute personne œuvrant au sein du réseau de l’éducation ayant à gérer plusieurs courriels au quotidien. 

Contenu de la formation

• Avantages des bonnes pratiques 
• Cycle de vie des courriels 
• Valeur des courriels et/ou des pièces jointes 
• Préservation des courriels et/ou des pièces jointes 
• Création de dossiers et de sous-dossiers 
• Règles d’automatisation 
• Nommage des dossiers, courriels et pièces jointes 
• Affichages Tous les documents versus Prioritaire 
• Étiquettes de classement 
• Historique de conversation 
• Confidentialité (étiquette et avis) 
• Recherche 

Approche pédagogique

• Présentation magistrale 
• Partage d’écran 
• Questionnaire 
• Exercices « mains sur les touches » 
• Périodes de discussions en groupe 

Formateurs

Cette formation est proposée par l’équipe de gestion intégrée des documents (GID) de Collecto. Nos conseillères et nos conseillers en gestion de l’information et des archives sont spécialisés dans l’analyse et l’optimisation des pratiques de gestion documentaire, au sein du milieu de l’éducation. Leurs différents mandats les ont amenés à travailler régulièrement avec les outils Microsoft 365 et à développer une solide expertise de leur utilisation. Notre équipe accompagne les acteurs du réseau de l’éducation dans le paramétrage et l’utilisation efficace de ces outils, tout en s’assurant de trouver le juste équilibre entre le respect des exigences légales, les réalités opérationnelles des utilisateurs au quotidien et l’application des meilleures pratiques de gestion documentaire. 

Formule et durée

• Séance publique (collective) : en webinaire sur la plateforme TEAMS

Durée :

• 2 heures