Séances collectives

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Formule sur mesure

Cette formation peut être adaptée aux besoins de votre équipe.

Renseignements

Description 

Cette formation offre un survol complet du plan de classification et du calendrier de conservation, deux outils obligatoires dans le milieu de l’éducation. Elle vous permettra de mieux comprendre le contexte règlementaire, les opportunités d’optimisation et les enjeux organisationnels inhérents à leur application. De plus, il s’agit d’un excellent point de départ avant de se lancer dans un projet de refonte ou de mise à niveau de ces outils. Cette formation se fonde sur l’expertise et l’expérience d’accompagnement cumulées dans les cégeps, centres de services scolaires et établissements d’enseignement privés.

Objectifs

  • Connaître les exigences règlementaires liées aux outils et leurs impacts.
  • Comprendre leur application dans mon organisation et les spécificités dans le milieu de l’éducation.
  • Optimiser leur utilisation pour mon organisation.

Clientèle visée 

Cette formation est destinée à tous cadres, professionnels et techniciens qui souhaitent une introduction ou mettre à niveau leurs connaissances sur le sujet. Ces personnes sont amenées dans leurs fonctions à sensibiliser les membres du personnel aux exigences liées à la gestion documentaire, à l’accès à l’information, à la sécurité de l’information ou à la protection des renseignements personnels.

Cette formation vise également tout nouvel employé ou gestionnaire devant se familiariser avec le cadre règlementaire d’un cégep, centre de services scolaire ou établissement d’enseignement.

Préalables  

Aucun.

Contenu de la formation 

  • Introduction aux définitions, aux exigences règlementaires et à leurs impacts;
  • Déchiffrer efficacement un plan de classification et un calendrier de conservation dans une optique d’architecture SharePoint;
  • Mettre à niveau et intégrer son calendrier de conservation au système GALA (BAnQ);
  • Partage d’expérience et spécificités dans le milieu de l’éducation;
  • Enjeux organisationnels liés à la mise à jour et l’application.

Approche pédagogique  

  • Présentation magistrale;
  • Exposés interactifs;
  • Exercices de réflexion.

Équipe de formation

Cette formation est offerte par l’équipe de gestion intégrée des documents (GID) de Collecto. Notre équipe de conseillères et conseillers en gestion de l’information et des archives est spécialisée dans l’analyse et l’optimisation des pratiques de gestion documentaire au sein du milieu de l’éducation. Ses différents mandats l’amènent fréquemment à travailler avec les outils Microsoft 365 pour lesquels elle a développé une solide expertise.

L’équipe GID accompagne les équipes dans le paramétrage et l’utilisation efficace de ces outils tout en s’assurant de trouver le juste équilibre entre le respect des exigences légales, les réalités opérationnelles des utilisateurs et utilisatrices au quotidien et l’application des meilleures pratiques de gestion documentaire.

Durée 

Une (1) séance de deux (2) heures.