La gestion des documents et de l’information mérite d’être réfléchie et implantée judicieusement pour toute organisation, quelle qu’en soit la taille. Plus que de simples tâches de classement, plusieurs défis de sécurité et de conservation des données, d’organisation du travail, d’accès à l’information et toute une multitude d’autres aspects organisationnels relèvent d’une bonne gestion intégrée des documents (GID).
Nos spécialistes GID se sont prêtés au jeu de l’analyse des avantages de recourir à une expertise GID à l’externe ou à l’interne pour répondre aux besoins de gestion des documents et de l’information d’une organisation.
Les avantages d’une ressource GID à l’interne
En détenant une vue d’ensemble de tous les processus de l’organisation, et donc de l’ensemble des documents produits et reçus, une ressource spécialisée à l’interne agit en tant que responsable de la cohérence globale de la production documentaire de l’organisation.
Sa connaissance approfondie des outils archivistiques internes lui permet d’accompagner les équipes au quotidien dans la mise en application du plan de classification et du calendrier de conservation des documents. Cette personne est aussi en mesure de les faire évoluer selon les besoins des équipes.
En raison de sa maitrise des outils et des méthodes de travail en gestion documentaire, elle peut assister les équipes de l’organisation dans la définition et l’évaluation des besoins, tout comme pour les solutions nécessaires à la gestion de leurs documents.
Cette ressource assure la pérennité documentaire de l’organisation grâce à ses compétences en gestion, en préservation et en mise en valeur des documents (administratifs courants, historiques ou à conservation permanente). Enfin, elle veille à l’intégrité physique et numérique des documents.
Les avantages de recourir à des services externes
La plupart des spécialistes GID possèdent une expertise élargie des technologies et les bonnes pratiques de gestion de l’information permettant de proposer des solutions adaptées aux besoins des utilisateurs.
Un.e expert.e externe peut offrir un soutien spécialisé pour l’adaptation de pratiques et d’outils numériques afin d’assurer une continuité documentaire à travers les changements qu’apporte la transformation numérique.
Cette ressource accompagne les équipes dans la réalisation de projets d’envergure ou pour des besoins très spécifiques, tels que :
- Diagnostic de la gestion documentaire;
- Migration de documents d’un serveur vers une solution infonuagique;
- Création et mise à jour de plan de classification, de calendrier de conservation, de politique de gestion intégrée des documents, de procédures de numérisation de substitution;
- Déploiement de la gestion documentaire dans un environnement infonuagique et dans un système de gestion intégrée des documents;
- Révision de processus d’approbation, choix et implantation de solution de signature numérique;
- Élaboration de plan de gouvernance de l’information (notamment pour Microsoft 365);
- Catégorisation des actifs informationnels.
Que vous optiez pour une consultation externe ou pour le développement d’une expertise interne en GID au sein de votre organisation, il importe avant tout de bénéficier d’un accompagnement professionnel qui garantit la mise en place de bons processus de gestion de l’information.
Ce qu’il faut retenir :
La ou le spécialiste en gestion documentaire :
- Est un.e gardien.ne de la pérennité documentaire d’une organisation;
- Fait le pont entre les besoins des utilisateurs, les exigences technologiques internes et celles des archives;
- Favorise le transfert de connaissances au sein d’une organisation;
- S’assure du respect de la réglementation et des exigences internes de l’organisation en matière de classement, de protection, de conservation et de destruction des documents.
L’expertise GID Collecto – Favoriser le partage de connaissances
Fort.e.s de leurs expériences variées et de leurs connaissances approfondies des exigences légales entourant la gestion documentaire au sein du milieu de l’éducation (réseaux collégial, scolaire et des centres collégiaux de transfert des technologies), nos spécialistes GID mettent en commun les bonnes pratiques développées avec leurs clients, et ce, au bénéfice de tous. Bien au fait des problématiques et des enjeux actuels en gestion de l’information, les expert.e.s de Collecto proposent un accompagnement spécialisé à l’aide de solutions répondant aux besoins spécifiques du réseau de l’éducation.
Si vous ne disposez pas de ressources en gestion documentaire au sein de votre organisation ou que votre équipe actuelle a besoin de soutien, faites appel à nos spécialistes en gestion intégrée des documents pour vous accompagner et vous conseiller.
Pour obtenir plus d’information sur ce service, veuillez communiquer avec Mélodie Deshaies, conseillère principale en gestion de l’information et des archives, à l’adresse courriel suivante : melodie.deshaies@collecto.ca