Notre équipe de gestion de l’information et des archives est fière de vous présenter Transit numérique, une série d’entrevues soulignant de bons coups d’acteurs du réseau de l’éducation en matière de gestion informationnelle et de transformation numérique!
Créatifs et motivés, nos invités aux profils variés ont tous en commun le fait de jouer un rôle central dans une démarche d’amélioration des pratiques en gestion et gouvernance de l’information au sein de leur établissement. Découvrez comment ils contribuent au succès de leur projet en trouvant des solutions innovantes et en mobilisant les équipes pour une collaboration gagnante!
Pour cette troisième édition, Collecto s’est entretenu avec Hugues Mercusot, directeur adjoint aux services des technologies de l’information au Centre de services scolaire de la Pointe-de-l’Île (CSSPI). Le projet qu’il mène, en collaboration avec son équipe de projet et l’équipe de Collecto, consiste à déployer une solution de gestion intégrée des documents permettant d’établir une saine gouvernance de l’information au sein du CSSPI.
Q1- Quels étaient les objectifs de la démarche d’optimisation des processus de gestion documentaire dont vous étiez responsable?
À la suite d’une analyse des pratiques de gestion documentaire et à l’obligation de se conformer au cadre légal, nous avons débuté le déploiement d’une solution de gestion intégrée et intelligente de la documentation dans les établissements du CSSPI. Parmi nos objectifs figurait l’optimisation de différents processus administratifs grâce à un nouvel environnement numérique, incluant l’amélioration de la recherche et la simplification des processus d’approbation de certains documents. Nous souhaitions également procéder à l’uniformisation de la structure et de l’architecture documentaire dans le but de faciliter l’accès à une information fiable, à jour et sécuritaire. Enfin, il demeurait important pour nous de former et d’accompagner les utilisateurs en parallèle du déploiement dans les établissements, tout en améliorant leur maîtrise des outils déjà en place.
Q2 – Comment les enjeux et défis spécifiques de votre établissement ont-ils orienté votre projet?
Avec au-delà de 8 000 employés et plus de 80 « points de services », qui impliquent un grand nombre de différents processus et services rendus, la taille de notre organisation demeure l’enjeu le plus important. Ce défi nous a menés à structurer notre approche en phases, afin d’uniformiser les déploiements au sein des établissements et de faciliter l’appropriation des nouvelles façons de faire pour nos utilisateurs et notre équipe de projet.
Ensuite, la différence dans les habitudes avec le travail collaboratif au sein des équipes nous a amenés à travailler en sous-groupes afin d’adapter les formations au niveau de maîtrise de chacun. À tout cela s’est ajouté le mouvement de personnel en cours d’implantation de projet dans les établissements, ce qui nous donnait parfois l’impression de faire un pas en arrière, mais qui a aussi constitué une opportunité dans certains cas !
Q3 – Quels sont les bons coups qui ont favorisé l’avancement du projet et l’adhésion des membres de votre organisation?
Un des grands facteurs qui a facilité le projet était le fait que le Secrétariat général de notre CSS gouvernait directement le projet. La démarche n’a donc pas été perçue comme un projet technologique, ce qui peut parfois faire peur ou désintéresser, mais comme un projet global d’une importance significative. L’expérience de l’équipe de projet a permis d’anticiper les difficultés et d’utiliser une méthodologie structurée, mais adaptée selon l’approche à privilégier avec chaque équipe. Je dirais aussi qu’il nous a été utile de pouvoir s’appuyer sur les compétences d’un prestataire comme Collecto, dont l’objectif n’est pas de vendre un outil, mais de proposer un accompagnement dans la mise en œuvre d’une solution technologique telle que SharePoint.
Q4 – Avez-vous rencontré des obstacles? Quels moyens avez-vous mis en place pour les surmonter?
L’horaire chargé des ressources dans certaines équipes demeure pour nous le principal obstacle, puisque cela entraine souvent des délais qui peuvent causer une baisse de motivation au sein des secteurs. Nous avons parfois été obligés d’accélérer les étapes de certains déploiements afin de ne pas perdre la motivation des équipes. Naturellement, cela s’est effectué en mesurant les risques encourus. Un autre enjeu constituait le manque de connaissance au sujet de certains processus, qui a nécessité que l’équipe de projet multidisciplinaire analyse minutieusement ceux-ci pour en comprendre les rouages et ainsi les optimiser dans le cadre du projet. Nous avons dû également changer la perception de nos utilisateurs envers la gestion documentaire, qu’ils voyaient comme une simple « gestion des archives ». Finalement, tenir une rencontre de démarrage avec chaque équipe en début de déploiement nous a permis de préciser l’ampleur des changements à effectuer
Q5 – À votre avis, quelles sont les principales qualités requises pour assurer le succès d’un tel projet?
Pour réussir une telle démarche, je pense qu’il est important de détenir une expertise en gestion du changement et une bonne connaissance des processus règlementaires principaux de son organisation. À cela on doit ajouter une capacité de s’adapter à tous les cas de figure et surtout, une aptitude à ne pas perdre de vue les objectifs initiaux.
Q6 – En fonction de votre expérience, quels sont vos conseils pour toute personne responsable d’amorcer une démarche en gestion documentaire dans son organisation?
Idéalement, il faut que la gouvernance de votre projet soit supportée par les plus hautes instances de votre organisation. Ça prend aussi une équipe projet motivée et curieuse, car la gestion documentaire implique de couvrir tous les aspects et processus de l’organisation. Il faut avoir une approche à la fois globale et personnalisée, ce qui peut constituer tout un défi en soi ! Se faire accompagner par des spécialistes du domaine de la gestion électronique de document (et pas seulement des spécialistes en archivistique) est aussi un incontournable.
ET VOUS?
Ce bel exemple de collaboration gagnante démontre concrètement les avantages et les bénéfices d’implanter de bons processus de gouvernance et de gestion numérique de l’information! Si la démarche vous semble trop imposante et complexe, n’hésitez pas à faire appel à notre équipe de spécialistes en gestion documentaire qui, par son approche, saura devenir votre partenaire dans l’atteinte de vos objectifs.