Gérer l’environnement Microsoft 365 selon les meilleures pratiques de gestion documentaire

Description 

Au cours de cette formation, vous apprendrez à créer des architectures d’information avec SharePoint et Teams, en plus de vous familiariser avec les différents centres d’administration de Microsoft 365.

En parallèle de l’apprentissage des fonctionnalités techniques, vous découvrirez les possibilités d’opérationnalisation des outils de gestion documentaire (catégorisation des contenus à partir du plan de classification et mise en application des règles du calendrier de conservation).

Objectifs d’apprentissage

• Se familiariser avec les centres d’administration SharePoint, Teams et Conformité (Purview).
• Comprendre la logique de création d’une architecture pour le classement des documents dans SharePoint et Teams.
• Comprendre la gestion des accès dans SharePoint et Teams.
• Opérationnaliser les délais de conservation des documents.

Clientèle visée 

Cette formation s’adresse aux personnes amenées à paramétrer Microsoft 365 (particulièrement SharePoint et Teams) et qui ont ou auront accès aux centres d’administration :

• Personnel responsable de l’encadrement de la gestion des documents :
  • Archiviste;
  • Conseillère ou conseillère en gestion de l’information et des archives;
  • Technicienne ou technicien en documentation;
  • Autre personne ayant accès aux centres d’administration.
• Personnel TI travaillant avec Microsoft 365.

Préalables

Chaque personne participante doit :

• Avoir accès à l’environnement Microsoft 365 et, si possible, aux centres d’administration SharePoint, Teams et Conformité (Purview);
• Connaître les fonctionnalités de bases de Teams et de SharePoint.

Contenu de la formation

• Utiliser certaines fonctionnalités des centres d’administration de SharePoint, Teams et Conformité
• Créer des sites et des équipes à partir des besoins des utilisateurs et des exigences de conformité
• Gérer l’accès aux contenus dans SharePoint et Teams
• Catégoriser les contenus dans SharePoint et Teams
• Intégrer les règles du calendrier de conservation dans les espaces de travail

Approche pédagogique  

Notre approche est une combinaison de présentation magistrale, d’exposés interactifs et d’exercices de réflexion.

Équipe de formation

Cette formation est proposée par l’équipe de gestion intégrée des documents (GID) de Collecto. Nos conseillères et nos conseillers en gestion de l’information et des archives sont spécialisés dans l’analyse et l’optimisation des pratiques de gestion documentaire, au sein du milieu de l’éducation. Leurs différents mandats les ont amenés à travailler régulièrement avec les outils Microsoft 365 et à développer une solide expertise de leur utilisation. Notre équipe accompagne les acteurs du réseau de l’éducation dans le paramétrage et l’utilisation efficace de ces outils, tout en s’assurant de trouver le juste équilibre entre le respect des exigences légales, les réalités opérationnelles des utilisateurs au quotidien et l’application des meilleures pratiques de gestion documentaire.

Formule et durée 

• Séance publique (collective) : en webinaire sur la plateforme Teams
  • Cette formation peut accueillir un maximum de 35 personnes participantes
• Séance privée (sur mesure) : en webinaire sur la plateforme Teams ou également disponible en présentiel
• Durée : trois heures

Formations connexes

Optimiser la gestion et le classement de l’information à l’aide de SharePoint et Teams