Optimiser la gestion et le classement de l’information à l’aide de SharePoint et Teams

Description 

Cette formation s’adresse à tous ceux qui souhaitent approfondir leurs connaissances de SharePoint et Teams afin de personnaliser les espaces de travail et de conservation des documents. Plus qu’un simple espace de dépôt de document, il existe une multitude de fonctionnalités à personnaliser afin d’optimiser la gestion et le classement de vos informations.  

À travers des exemples tirés de la réalité du réseau de l’éducation, cette formation vise à explorer les différentes configurations de classement afin de repérer facilement vos informations. Seront  également abordés la gestion des accès afin de vous permettre de bien comprendre qui a accès à vos informations et soutenir vos collègues. 

Objectifs d’apprentissage

• Identifier les fonctionnalités offertes par SharePoint et Teams permettant d’optimiser la gestion des documents dans le cadre des activités quotidiennes afin de concilier les besoins des utilisateurs et la conformité aux exigences de gestion documentaire.
• Être capable d’offrir du soutien de premier niveau pour SharePoint et Teams.

Clientèle visée 

• Utilisateurs ayant acquis des connaissances de base en gestion des documents dans Microsoft 365
• Personne-ressource pour l’utilisation quotidienne des outils Microsoft 365
• Personnel responsable de l’encadrement de la gestion des documents

Préalables

Chaque participant.e doit :

• Avoir accès à l’environnement Microsoft 365;
• Avoir accès à un ordinateur, avec un micro et une caméra;
• Connaître les manipulations de bases des documents dans Teams et SharePoint.

Contenu de la formation 

• Exigences des organismes publics
• Qu’est-ce que Microsoft 365?
• Architecture d’information (Teams et SharePoint)
• Structure et gestion d’un site SharePoint
• Paramétrer les bibliothèques SharePoint
• Introduction à la gestion des accès et des partages

Approche pédagogique  

Notre approche est une combinaison de présentation magistrale, d’exposés interactifs et d’exercices.

Équipe de formation

Cette formation est proposée par l’équipe de gestion intégrée des documents (GID) de Collecto.  Nos conseillères et nos conseillers en gestion de l’information et des archives sont spécialisés dans l’analyse et l’optimisation des pratiques de gestion documentaire, au sein du milieu de l’éducation. Leurs différents mandats les ont amenés à travailler régulièrement avec les outils Microsoft 365 et à développer une solide expertise de leur utilisation. Notre équipe accompagne les acteurs du réseau de l’éducation dans le paramétrage et l’utilisation efficace de ces outils, tout en s’assurant de trouver le juste équilibre entre le respect des exigences légales, les réalités opérationnelles des utilisateurs au quotidien et l’application des meilleures pratiques de gestion documentaire.

Formule et durée 

• Séance publique (collective) : en webinaire sur la plateforme Teams
• Séance privée (sur mesure) : en webinaire sur la plateforme Teams ou également disponible en présentiel
• Durée : trois heures

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