La migration de documents représente la phase la plus sensible d’un projet d’implantation d’un système de gestion documentaire. En raison des défis qu’elle comporte, la migration d’un ancien espace de stockage vers un nouvel environnement s’avère être une tâche complexe qui nécessite une bonne planification ainsi qu’une véritable collaboration entre les utilisateurs d’une organisation.
Nos spécialistes de la Gestion intégrée des documents vous livrent sept conseils avisés pour préparer et réussir votre migration de documents dans un temps réaliste :
1. Ciblez les documents qui seront dans la portée de la migration. Aucune migration ne peut réalistement se faire dans son intégralité, en une seule phase.
2. Visez un minimum vital de documents à forte valeur administrative et opérationnelle pour le nouvel environnement.
3. Planifiez de ramener les documents « hors portée » de la migration initiale, par étapes successives, après la mise en œuvre de la solution.
4. Fixez-vous des objectifs réalistes de traitement de ces documents « hors portée » dans les années suivantes.
5. Ne faites pas reposer la migration sur une seule personne. La réussite d’une migration de documents passe par une bonne répartition des tâches et l’implication de tous.
6. Effectuez la migration en équipe en déterminant des plages horaires spécifiques pour garder la motivation de tous à l’égard du projet.
7. Planifiez une séquence avec des dates précises pour délimiter le passage d’un environnement à l’autre et ainsi garantir la disponibilité des personnes au moment venu.
Enfin, au moment de planifier votre migration de documents, gardez en tête deux éléments essentiels :
- La connaissance de l’organisation est capitale en gestion documentaire. Ainsi, pour limiter le risque d’erreurs et la perte de documents, il faut impérativement éviter de confier le reclassement et le renommage à de nouveaux employés ou à du personnel surnuméraire.
- De même, pour limiter la manipulation de documents sensibles, il est important de confier aux gestionnaires de l’organisation, la responsabilité de migrer leurs propres documents.
En conclusion, la migration de documents est une opération fastidieuse qui peut comporter des risques. Pour mettre toutes les chances de son côté, une planification efficace et une implication active des équipes sont les clefs de sa réussite.
Si vous souhaitez mettre en place une solution de gestion documentaire, mais que vous ne savez pas par où commencer, notre équipe de gestion intégrée des documents peut vous accompagner. Pour obtenir plus d’information sur ce service, veuillez communiquer avec Mélodie Deshaies, conseillère principale en gestion de l’information et des archives, à l’adresse courriel suivante : melodie.deshaies@collecto.ca