La migration de documents représente la phase la plus sensible d’un projet d’implantation d’un système de gestion documentaire. En raison des défis qu’elle comporte, la migration d’un ancien espace de stockage vers un nouvel environnement s’avère être une tâche complexe qui nécessite une bonne planification ainsi qu’une véritable collaboration entre les utilisateurs d’une organisation.

Nos spécialistes de la Gestion intégrée des documents vous livrent sept conseils avisés pour préparer et réussir votre migration de documents dans un temps réaliste :

1. Ciblez les documents qui seront dans la portée de la migration. Aucune migration ne peut réalistement se faire dans son intégralité, en une seule phase.

2. Visez un minimum vital de documents à forte valeur administrative et opérationnelle pour le nouvel environnement.

3. Planifiez de ramener les documents « hors portée » de la migration initiale, par étapes successives, après la mise en œuvre de la solution.

4. Fixez-vous des objectifs réalistes de traitement de ces documents « hors portée » dans les années suivantes.

5. Ne faites pas reposer la migration sur une seule personne. La réussite d’une migration de documents passe par une bonne répartition des tâches et l’implication de tous.

6. Effectuez la migration en équipe en déterminant des plages horaires spécifiques pour garder la motivation de tous à l’égard du projet.

7. Planifiez une séquence avec des dates précises pour délimiter le passage d’un environnement à l’autre et ainsi garantir la disponibilité des personnes au moment venu.

Enfin, au moment de planifier votre migration de documents, gardez en tête deux éléments essentiels :

En conclusion, la migration de documents est une opération fastidieuse qui peut comporter des risques. Pour mettre toutes les chances de son côté, une planification efficace et une implication active des équipes sont les clefs de sa réussite.


Si vous souhaitez mettre en place une solution de gestion documentaire, mais que vous ne savez pas par où commencer, notre équipe de gestion intégrée des documents peut vous accompagner. Pour obtenir plus d’information sur ce service, veuillez contacter Anthony Laquerre au 418 877-0507, poste 208.

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