Notre équipe de gestion de l’information et des archives est fière de vous présenter Transit numérique, une série d’entrevues soulignant des bons coups d’acteurs du réseau de l’éducation en matière de gestion informationnelle et de transformation numérique!
Créatifs et motivés, nos invités aux profils variés ont tous en commun le fait de jouer un rôle central dans une démarche d’amélioration des pratiques en gestion et gouvernance de l’information au sein de leur établissement. Découvrez comment ils contribuent au succès de leur projet en trouvant des solutions innovantes et en mobilisant les équipes pour une collaboration gagnante!
Pour cette deuxième édition, Collecto s’est entretenu avec Véronique Claveau, technicienne en documentation à la gestion documentaire du Secrétariat général et affaires juridiques du Cégep de Saint-Jérôme. Le projet qu’elle pilote, en collaboration avec ses collègues et l’équipe de Collecto, consiste au déploiement de sites SharePoint servant à la gestion des documents numériques au sein de son cégep.
Q1 – Le déploiement de Sharepoint constitue l’un des projets d’envergure dont vous êtes responsable parmi les nombreux projets ayant cours au sein du service de gestion documentaire de votre cégep. Cette démarche répond à quels objectifs ?
L’objectif du projet dont je suis responsable consiste principalement à répondre aux exigences de conservation des documents, peu importe leur support initial. La démarche a aussi pour but de rassembler les documents numériques au même endroit sur Sharepoint et d’automatiser le processus de leur destruction, afin de réduire progressivement l’espace qu’ils occupent. Nous souhaitons également faciliter le repérage des documents à conservation permanente et assurer leur préservation.
Q2 – Comment les enjeux et défis spécifiques de votre cégep orientent-ils votre projet?
Initialement, le projet devait se déployer sur une période de 2 ans. Toutefois, j’ai rapidement constaté que ce délai serait trop court. La démarche complète se déroulera plutôt sur 3 ans, afin de tenir compte de la surcharge de travail des débuts de session et des conflits d’horaire causés par les vacances d’été. La décision d’inclure un service administratif dans un déploiement est prise en collaboration avec le responsable du service en question, en tenant compte du personnel disponible et des périodes d’achalandage. Le déploiement au sein d’un service s’effectue sur 14 semaines environ. Nous réalisons le déploiement au sein de 3 services administratifs simultanément à raison de 2 déploiements par année.
Q3 – Quels sont les bons coups qui favorisent l’avancement du projet et l’adhésion des membres de votre organisation?
Selon moi, le secret pour favoriser le bon déroulement de ce projet, c’est la planification ! Je contacte les équipes des services administratifs concernés par un déploiement environ 4 mois en avance, en leur précisant quelles sont les qualités requises chez les membres de leur équipe qui participeront au projet. Je propose également un échéancier détaillé, indiquant pour chaque semaine les tâches qui seront à planifier et à effectuer.
Ensuite, il est important de répondre aux inquiétudes des utilisateurs et d’établir un lien de confiance avec eux afin de favoriser leur adhésion à la démarche. Cela implique d’avoir une bonne communication et d’assurer le partage d’information avec tous les intervenants du projet, ainsi qu’avec tous les utilisateurs. De plus, le fait de démontrer que l’équipe qui gère les déploiements est unie et en contrôle rassure les collègues qui contribuent au projet.
Finalement, le soutien efficace que nous offrons à la suite du déploiement est la clé du succès. Les collègues satisfaits deviennent nos meilleurs atouts pour enthousiasmer les futurs collaborateurs au projet.
Q4 – Jusqu’à maintenant, avez-vous rencontré des obstacles? Quels moyens avez-vous mis en place pour les surmonter?
La prise de rendez-vous avec les équipes des services où Sharepoint allait être déployé en premier a été laborieuse. J’ai rapidement constaté qu’il était préférable d’organiser toutes les rencontres quelques mois à l’avance, afin de m’assurer de trouver des plages horaires qui conviennent à tous les participants.
Puisque le déploiement se déroule sur 3 ans, le passage à SharePoint n’arrive pas au même moment pour tous les employés du cégep. Résultat : les collaborations deviennent parfois compliquées entre les services qui utilisent déjà Sharepoint et les services au sein desquels le logiciel n’a pas encore été déployé. J’ai donc prévu des formations pour les employés « hors SharePoint » afin de leur permettre de se familiariser avec l’environnement du logiciel et pour améliorer le travail collaboratif entre les différents services.
Q5 – À votre avis, quelles sont les principales qualités requises pour assurer le succès d’un tel projet?
Les personnes attitrées à la réalisation d’un tel projet doivent être organisées, ouvertes d’esprit, disposées à interagir avec les autres et avoir une attitude positive et engageante. Idéalement, elles doivent aussi être spécialisées en gestion documentaire et intéressées par les technologies de l’information.
Q6 – En fonction de votre expérience, quels sont vos conseils pour toute personne responsable d’amorcer une démarche en gestion documentaire dans son organisation?
Tout d’abord, je dirais qu’il est nécessaire d’intégrer des spécialistes de la gestion documentaire au sein du projet. Il est primordial d’avoir l’adhésion et l’appui de la haute direction, ce qui constitue à mon avis une condition sine qua non au succès de la démarche. La collaboration du service TI de l’établissement, afin de surmonter les défis techniques, constitue également un facteur de réussite.
De plus, je crois que commencer le déploiement dans son propre service permet de s’approprier l’outil et de constater ses limites. Finalement, je pense qu’il faut surtout mettre en place une planification claire du projet et assurer une communication régulière et constructive. Plus vous passerez de temps à planifier et adapter le projet, plus vous augmentez vos chances de réussite.
ET VOUS?
Ce bel exemple de collaboration gagnante démontre concrètement les avantages et les bénéfices d’implanter de bons processus de gouvernance et de gestion numérique de l’information! Si la démarche vous semble trop imposante et complexe, n’hésitez pas à faire appel à notre équipe de spécialistes en gestion documentaire qui, par son approche, saura devenir votre partenaire dans l’atteinte de vos objectifs.