Le quotidien des acteurs du milieu de l’éducation a été bouleversé par l’adoption massive du télétravail et tous ont dû rapidement s’adapter à de nouveaux modes de collaboration. Plusieurs nouveaux outils numériques collaboratifs ont connu un essor considérable, dans le milieu éducatif notamment.
Parmi eux, l’application Microsoft Teams a vu augmenter son nombre d’utilisateurs de manière exponentielle depuis le début de la pandémie et s’est imposée comme une plateforme de référence, souvent à vocation pédagogique, au sein des établissements d’enseignement.
Dans la foulée du nouveau virage infonuagique annoncé par le gouvernement dans le cadre de la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement (LGGRI), plusieurs organisations du réseau de l’éducation ont amorcé rapidement la migration de leurs documents hébergés sur des serveurs locaux vers des solutions infonuagiques (notamment MS Teams et SharePoint). Or, cette migration massive, parfois d’une quantité phénoménale de documents, n’est pas sans défi.
En parallèle de cette migration des activités documentaires de l’organisation vers Teams, l’adoption récente de la Loi 64 modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels a introduit de nouvelles exigences de gestion d’accès et de conservation des données personnelles ainsi que de nouvelles dispositions en matière de gouvernance pour les organismes publics. Les organisations doivent améliorer la gestion des accès, la traçabilité et la gestion de la destruction de ces renseignements personnels lorsqu’ils ne sont plus utiles à l’organisation. En cas d’éparpillement dans différents groupes Teams, il devient difficile d’assurer ce contrôle.
Ces différents facteurs ont amené notre équipe de gestion intégrée des documents (GID) à se pencher sur les enjeux et les bonnes pratiques liés à l’utilisation de l’application Teams dans les établissements collégiaux et scolaires, plus précisément sur la catégorisation des groupes Teams.
Alors que certains établissements ont fait preuve de créativité en proposant une prestation de service en classes virtuelles via Teams, d’autres les ont intégrés à leur gestion administrative quotidienne, et ce, même pour la tenue de leurs instances officielles. Certains auront agi avec davantage de prudence en centralisant la création des Teams du côté de leur service des technologies de l’information (TI), au lieu de laisser aux utilisateurs la liberté de créer des groupes en mode libre-service.
De plus, force est de constater que les documents des organisations ont tendance à se disperser de plus en plus dans l’écosystème M365, spécialement au sein même des groupes Teams, dans lesquels plusieurs de ces documents sont directement créés. Cela implique une gestion du cycle de vie de ces documents à même les (nombreux) Teams des organisations. Le risque d’éparpillement s’avère donc plus grand, d’autant plus qu’il n’est pas rare qu’une organisation détienne plusieurs centaines d’équipes Teams dans son environnement.
Notre équipe a également pu observer que plusieurs organisations parviennent difficilement à reprendre le contrôle de la création de ces groupes, ce qui entraine une dispersion de l’information à travers les nombreux Teams et canaux. Aussi, le processus d’appropriation de l’outil et l’intégration des meilleures pratiques par les usagers sont pour la plupart toujours en cours. Enfin, la tendance la plus notable montre que les employés souhaitent être mieux orientés, tant du côté utilisateurs que du côté TI.
Pour mieux contrôler l’éparpillement et la multiplication des groupes Teams, l’équipe GID de Collecto a élaboré un référentiel afin d’aider les organisations dans la catégorisation de leurs Teams en fonction de leur utilisation, mais également selon des délais de conservation et de destruction. Cet outil vise également à soutenir les initiatives TI d’automatisation de la gestion des Teams dans l’écosystème M365.
Quels sont les principaux avantages de recourir à une catégorisation des groupes Teams?
- L’identification rapide de la valeur des différents types de contenus (documents, conversations) créés dans les groupes;
- Un meilleur contrôle des points de contact externes pour minimiser les risques de divulgation d’informations sensibles;
- L’arrimage entre la gestion des groupes Teams et les exigences du calendrier de conservation et de destruction de votre établissement, dans une perspective d’automatisations facilitantes telles que l’émission des avis de destruction;
- L’intégration réfléchie d’une nomenclature spécifique en fonction de la catégorie.
Quelques pistes de bonnes pratiques pour la gestion de vos groupes Teams :
- Désigner minimalement deux propriétaires par groupe Teams et le documenter;
- Prévoir des règles de conservation en fonction des catégories;
- S’assurer du rapatriement des documents dans des espaces permanents, pour les Teams à vocation temporaire;
- Sensibiliser les équipes aux bonnes pratiques de partage des documents.
Les enjeux présentés dans cet article vous interpellent? Vous souhaiteriez mieux maitriser la gestion de l’application Teams dans votre organisation et ainsi limiter l’éparpillement des documents? Nos spécialistes en gestion documentaire sont disponibles pour vous accompagner et vous guider dans la démarche.
Pour obtenir plus d’information sur ce service, veuillez communiquer avec Mélodie Deshaies, conseillère principale en gestion de l’information et des archives, à l’adresse courriel suivante : melodie.deshaies@collecto.ca
Si vous souhaitez améliorer rapidement vos connaissances et vos pratiques en gestion documentaire à l’aide de SharePoint et de l’application Teams, notre équipe offre également trois formations pratiques :