Vous êtes préoccupés par l’obligation de migrer la majorité de vos serveurs vers l’infonuagique? Vous souhaitez entreposer moins de papier? Vous ne savez pas par où commencer pour catégoriser vos actifs informationnels? Vous souhaiteriez outiller le personnel de vos établissements afin d’instaurer de bonnes pratiques de gouvernance de l’information? Autant de défis pour lesquels notre équipe de spécialistes en gestion de l’information peut vous conseiller et vous accompagner.
Au cours des cinq dernières années, Collecto a développé une offre de services en gestion intégrée des documents (GID) visant à soutenir les organisations du réseau de l’éducation. Avec une cinquantaine de mandats réalisés au sein des établissements du réseau, nos conseillères en gestion de l’information s’appuient sur la mise en commun des connaissances et les échanges d’expériences entre les acteurs du réseau afin d’accompagner les organisations dans l’optimisation de leur gestion documentaire.
L’accompagnement proposé par notre équipe peut porter sur :
- les spécificités de l’archivistique québécoise;
- les technologies utilisées dans l’organisation;
- la formation aux outils de gestion documentaire et de collaboration;
- la mise en œuvre d’une solution de gestion documentaire adaptée aux différentes réalités organisationnelles des établissements d’enseignement;
- la conformité de votre organisation avec les lois et les règlements en vigueur (entre autres, les projets de loi no 95 modifiant la LGGRI et le projet de loi no 64).
L’objectif de la mise en œuvre d’une démarche GID vise, entre autres, à :
- faciliter la prise de décision grâce une information plus accessible et fiable;
- réduire les délais d’opération;
- améliorer la productivité organisationnelle par une meilleure expérience-employé.
Notre intervention débute par un diagnostic organisationnel qui permet d’avoir une vision claire de l’état de la situation dans votre organisation :
- Étape 1 – Notre équipe analyse l’environnement (espaces de stockage, outils de gouvernance en place, logiciels utilisés, méthodes de travail, situations particulières, etc.) et tient compte des besoins des membres de chaque direction afin de comprendre leurs difficultés et d’identifier leurs besoins particuliers. Cette première étape permet d’établir une série de constats sur la situation actuelle de votre organisme et son niveau de maturité en gestion documentaire, en plus d’identifier les besoins à combler.
- Étape 2 – Nous émettons des recommandations personnalisées afin de répondre aux besoins identifiés, de rehausser la compétence organisationnelle en gestion documentaire et d’assurer la conformité de l’organisation quant à ses obligations.
- Étape 3 – À la lumière du diagnostic, nous élaborons un plan d’action concordant avec les recommandations et visant l’amélioration des pratiques, des processus et des outils de gestion documentaire. Pour ce faire, nous nous appuyons sur les bonnes pratiques d’implantation déjà réalisées dans le réseau.
- Étape 4 – Enfin, nous évaluons les ressources budgétaires pour la réalisation du plan d’action.
Une fois ces quatre étapes complétées, nous vous remettons un rapport de synthèse et vous suggérons un plan d’accompagnement pour la mise en oeuvre du plan d’action.
Si vous ne disposez pas de ressources en gestion documentaire au sein de votre organisation ou que votre équipe actuelle a besoin de soutien, veuillez communiquer avec Mélodie Deshaies, conseillère principale en gestion de l’information et des archives, à l’adresse courriel suivante : melodie.deshaies@collecto.ca