Notre équipe de gestion de l’information et des archives est fière de vous présenter Transit numérique, une série d’entrevues soulignant des bons coups d’acteurs du réseau de l’éducation en matière de gestion informationnelle et de transformation numérique!
Créatifs et motivés, nos invités aux profils variés ont tous en commun le fait d’avoir joué un rôle central dans une démarche d’amélioration des pratiques en gestion et gouvernance de l’information au sein de leur établissement. Découvrez comment ils ont contribué au succès de leur projet en trouvant des solutions innovantes et en mobilisant les équipes pour une collaboration gagnante!
Pour cette première édition, Collecto s’est entretenu avec Nathalie Frappier, chargée de projets en amélioration continue au Centre de services scolaire (CSS) de Laval. Multipliant les expériences en cartographie des processus et en gestion de projet, le parcours de Mme Frappier était tracé afin que celle-ci, accompagnée d’une équipe de cinq personnes, amorce une importante démarche d’implantation d’un nouvel outil de gestion documentaire pour l’ensemble des 10 000 employés de son organisation.
Q1 – Vous étiez responsable d’optimiser les processus de gestion documentaire au sein de votre CSS. Quels étaient les objectifs de cette démarche?
L’objectif principal était de sélectionner l’outil de gestion documentaire qui répondrait à nos besoins et d’apprendre à le maîtriser, afin de tirer pleinement profit de ses fonctionnalités. Avant d’amorcer le projet, nous avons réalisé que nous utilisions plusieurs outils et qu’au final, nous n’en maitrisions aucun. De plus, il n’était pas rare que différentes versions d’un même document co-existaient ; retracer la bonne version devenait souvent un casse-tête. Comme nous souhaitions cesser de perdre temps et énergie avec ce genre d’enjeux et favoriser une meilleure qualité de l’information, il fallait rapidement adopter de meilleures pratiques en matière de gestion documentaire et se doter d’un système commun de classement.
Q2 – Comment les enjeux et défis spécifiques de votre établissement ont-ils orienté votre projet?
Avec plus de 10 000 employés répartis dans plus de 80 unités administratives, se donner du temps était vital ; il fallait procéder méthodiquement. Après avoir rédigé un plan de gouvernance pour lequel nous avons sollicité notre service des technologies et de l’information, nos partenaires de chez Collecto ainsi que l’archiviste, nous avons commencé le travail avec les moins grands services. Cela nous a permis de valider notre approche et nos méthodes de travail.
Il va sans dire que le grand nombre d’intervenants n’a pas facilité la gestion des agendas. La disponibilité des membres des équipes de travail représentait effectivement un enjeu majeur. Nous avons donc dû établir des processus de collaboration et de suivis récurrents pour garder le contrôle sur l’avancement des travaux.
Finalement, le volume élevé de documents et de dossiers à migrer a eu un impact important sur l’échéancier. Il n’y avait pas d’autres solutions que de prévoir du temps à l’agenda pour abattre cette tâche colossale. Plusieurs personnes ont travaillé en équipe par efficacité, et surtout, pour s’approprier rapidement la nouvelle structure.
Q3 – Quels sont vos bons coups qui ont favorisé l’avancement du projet et l’adhésion des membres de votre organisation?
Établir un calendrier de rencontres récurrentes pour chaque service a été un élément clé dans l’avancement des travaux. De semaine en semaine, nous confirmions la présence des sous-équipes requises selon l’évolution du projet et nous libérions les personnes dont la présence n’était pas nécessaire pour les enjeux de la semaine. Il est plus facile de libérer des gens que de trouver un temps commun de rencontre.
La rédaction de guides de référence a également été très positive pour l’appropriation des nouveaux outils et processus. Nous préparons actuellement de courtes capsules vidéo pour expliquer les différentes fonctionnalités de SharePoint. Elles seront diffusées sur notre site internet et seront accessibles pour l’ensemble des employés. Cela sera sans doute très utile pour les nouveaux employés.
Q4 – Avez-vous rencontré des obstacles? Quels moyens avez-vous mis en place pour les surmonter?
Au niveau des écoles, nous souhaitions que chacune d’entre elles implante la même structure de gestion des documents. Pour faciliter cette transition, nous avons lancé un projet pilote avec quelques écoles. Cette démarche nous a permis de constater que la mise en place de la nouvelle structure par l’ensemble des écoles allait nécessiter plus de temps. Nous avons donc ajouté de l’accompagnement lors de la migration afin que tous les employés atteignent un niveau de compréhension suffisant pour être opérationnels. Cet accompagnement s’est avéré gagnant.
Q5 – À votre avis, quelles sont les principales qualités requises pour assurer le succès d’un tel projet?
Savoir prendre le temps de bien planifier, être organisé, présent et à l’écoute des utilisateurs et enfin, savoir vulgariser pour produire des documents de référence simples et conviviaux.
Q6 – En fonction de votre expérience, quels sont vos conseils pour toute personne responsable d’amorcer une démarche en gestion documentaire dans son organisation?
Je dirais qu’il ne faut pas hésiter à questionner son organisation sur les besoins en matière de gestion de documents. Sinon, pour choisir le bon outil à implanter, il faut avant tout effectuer un diagnostic complet. Impliquer tous les secteurs et les niveaux hiérarchiques dans cette démarche d’analyse est essentiel pour assurer la qualité du diagnostic final.
Établir un plan de gouvernance, qui viendra délimiter les différents paramètres de la démarche (rôles et responsabilités, autorisations, encadrement, etc.), est une étape cruciale.
Il est aussi très important de considérer à l’avance la charge de travail qui s’ajoutera aux tâches quotidiennes des personnes qui seront impliquées. Ces responsabilités additionnelles demandent un investissement important en temps et le prévoir en amont contribuera au succès du projet. Autrement dit, il ne faut pas considérer cette implication comme un « dossier de plus qui devrait entrer dans le temps de travail régulier des employés ».
Finalement, il faut y aller par étapes ; commencer par implanter la bonne base et ensuite, lorsqu’on développe sa compétence, on peut aller plus loin. Les outils comme SharePoint offrent de nombreuses fonctionnalités (ex. : l’utilisation des métadonnées, l’édition du portail, l’ajout de modèle dans le menu Nouveau, etc.) et il est quasi impossible de les implanter d’un seul coup. Il faut manger l’éléphant une bouchée à la fois!
ET VOUS?
Ce bel exemple de collaboration gagnante démontre concrètement les avantages et les bénéfices d’implanter de bons processus de gouvernance et de gestion numérique de l’information! Si la démarche vous semble trop imposante et complexe, n’hésitez pas à faire appel à notre équipe de spécialistes en gestion documentaire qui, par son approche, saura devenir votre partenaire dans l’atteinte de vos objectifs.