Dans notre dernier bulletin, nous mentionnions les impacts majeurs que la gestion électronique des dossiers étudiants aurait sur les façons de faire des cégeps.
Pour poursuivre sur la même thématique, voici quelques bonnes pratiques à considérer pour mettre en place une procédure de numérisation qui respectera les exigences légales et qui permettra au final d’accélérer le traitement et la recherche des documents reliés aux dossiers des étudiants.
Documenter le processus de numérisation
Pour assurer la valeur juridique des documents résultant d’un transfert de support (et pour pouvoir être en mesure de détruire le papier), il est obligatoire de documenter le processus de numérisation. En effet, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI) exige que la documentation comprenne au minimum :
- le format du document source (dans ce cas-ci, le papier);
- le procédé de transfert utilisé (la numérisation);
- les garanties offertes par le procédé de numérisation quant à la préservation de l’intégrité des documents.
- la portée et le but de la procédure;
- le nom des personnes ou des groupes de personnes habilitées à numériser des documents;
- les responsabilités des différents intervenants;
- les mesures à prendre en vue de la préparation physique des dossiers et des documents avant le début d’une opération de numérisation;
- les outils technologiques et le procédé de transfert utilisés (sécurité, type, caractéristiques et configuration du numériseur, logiciels employés);
- les choix de traitement, les résolutions, les formats de numérisation et la documentation afférente à produire;
- les politiques et les mécanismes à respecter en ce qui concerne le contrôle de l’accès;
- les éléments du contrôle de la qualité et de la quantité à effectuer afin de pouvoir attester de l’intégrité des documents numérisés.
Ce sont donc des éléments à prendre en considération pour mettre en œuvre un processus et des procédures de numérisation efficaces.
Choix des équipements
Les équipements utilisés pour la numérisation devront à la fois être efficaces et permettre une capture de documents de qualité. Il est recommandé de miser sur des équipements performants (ordinateurs puissants, écrans de bonne résolution, carte vidéo adéquate) et de sélectionner un numériseur qui répondra à vos besoins de numérisation : taille des documents à numériser, résolution des documents, rapidité de numérisation, compteur de pages, soutien technique offert, etc.
Un logiciel de capture permettra également de faciliter le travail selon les fonctionnalités disponibles : reconnaissance optique de caractères, indexation et classement automatique, utilisation de codes à barres, connectivité avec les systèmes informatiques déjà en place, etc.
Préparation matérielle
Votre procédure devra expliquer comment réaliser la préparation physique des documents pour la numérisation, afin de réduire les erreurs et d’augmenter la qualité du transfert :
- Enlever toutes les attaches (agrafes, trombones, pinces, boudins…);
- Retirer les post-its et en faire une photocopie qui sera numérisée;
- Déplier les documents;
- Éliminer les doubles;
- Classer les pages dans le bon ordre et organiser les documents en insérant des pages séparatrices au besoin.
Il est dorénavant possible, pour les documents constitués en lots, de joindre un bordereau indiquant certaines informations pertinentes à l’indexation qui ne se retrouvent pas nécessairement sur les documents. Si un tri est à effectuer selon les règles de conservation attitrée aux types de documents, il peut être fait en même temps que la préparation physique.
Numérisation
Il est important que les documents soient numérisés le plus tôt possible pour accélérer le traitement de l’information et avoir un dossier complet en temps réel. Ça permet également de supprimer les documents sources plus rapidement une fois le contrôle-qualité assuré. La numérisation doit impérativement être réalisée en s’assurant de respecter les règles d’accès, de sécurité et de protection des renseignements personnels.
Indexation
L’indexation est une étape primordiale, car elle améliorera le repérage des documents à l’aide de métadonnées et de mots-clés, comme le prénom et le nom de l’étudiant ou son numéro de matricule, et d’une reconnaissance optique de caractères.
Contrôle-qualité
Durant la numérisation des documents, il est essentiel d’accorder une importance particulière à l’intégrité du contenu des documents. Autrement dit, il faut s’assurer que les textes et les annotations soient bien visibles et lisibles, que la résolution du numériseur soit assez élevée, qu’aucune phrase, image, ou autre, ne soit altérée, et que le nombre de pages soit identique au document d’origine. BAnQ relève les erreurs les plus fréquentes qui surviennent lors de la numérisation :
- perte de détails dans les points d’ombre et dans les éléments éclairés;
- apparition d’artéfacts d’acquisition ou de compression (bruit, pixellisation);
- mauvaise luminosité et mauvais contraste;
- variations dans l’équilibre des teintes;
- sous-exposition ou surexposition des images;
- images floues, mal orientées ou mal découpées;
- erreurs de mode (exemple : photographie couleur transformée en photo noir et blanc).
L’étape de contrôle-qualité est essentielle, surtout dans l’optique où vous désirez détruire les documents sources pour réduire les coûts d’entreposage et de manutention.
Finalement, une notion fondamentale se doit d’être respectée : ce qui est initialement numérique, doit rester numérique. La grande majorité des documents étant produits sous format numérique, pourquoi les imprimer pour les numériser ensuite ? Une réduction de l’impression a l’avantage de limiter, à la base, la quantité de documents qui devront passer à travers le processus de numérisation. Ils pourront ainsi être traités plus rapidement, ce qui fera diminuer les efforts et les coûts opérationnels nécessaires à leur traitement.
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